Office: (Office 2016) Serienbriefzeilen ohne Inhalt immer ausblenden

Hallo zusammen,

Ich habe gerade eine Rechnungsformular erstellt und es über die Serienbrieffunktion an eine Exceltabelle angebunden. Es gibt auf dem Rechnungsformular 2 Abrechnungspositionen, wobei die zweite Position auch keine Werte enthalten kann und somit den Wert 0 anzeigt. Besteht die Möglichkeit, die Position 2 (komplette Zeile) immer auszublenden, wenn der Inhalt leer bzw. 0 ist?

Herzlichen Dank für Eure Hilfe.

 

Hallo schubste,

sehr schwer zu sagen anhand deines Bildes. Zeigt das die Daten von einem oder von mehreren Datensätzen? Was davon sind Seriendruckfelder und was nicht?

Wenn der fertige Seriendruck längere bzw. viele Tabellen mit "Null-Zeilen" enthält, dann könnte ich mir eine Lösung im Nachhinein vorstellen, wo du per Makro die Tabelle(n) durchgehst und überall dort, wo in der Spalte "Menge" eine 0 steht, die komplette Zeile löschen lässt.
Falls du dabei Hilfe brauchst, bitte ein echtes Muster (Word-Dokument) des fertigen Seriendrucks hochladen. Bei Bedarf gekürzt und anonymisiert.

Das Ausblenden direkt beim Zusammenfügen zu erledigen, halte ich bei dem Aufbau auf jeden Fall für schwierig.

 

Hallo Gerhard,

Danke für deine Antwort. ich habe als Beispiel mal ein einfaches Muster erstellt. In der Worddatei habe ich alle Seriendruckfelder gelb markiert. Es geht nur eigentlich mehr oder weniger darum, dass wenn die Spalte "Anzahl Übernachtung" leer ist, bzw. den Wert 0 aufweist, die Zeile mit der Position 2 (Übernachtung) auf der Rechnung ausgeblendet wird.

Herzlichen Dank für deine Hilfe.

 

Hallo schubste,

wie schon vermutet: Mit Seriendruck-Bordmitteln kannst du keine Tabellenzeile löschen. Aber man könnte den fertigen Seriendruck entsprechend per Makro bearbeiten. Zuvor solltest du aber deine Dateien ein bisschen bereinigen:

1.
In deinen Musterdateien stimmen manche Spaltenüberschriften in der Excel-Tabelle nicht mit den Bezeichnungen der Seriendruckfelder überein. Du solltest zunächst überprüfen, ob das in deinen Originaldateien auch der Fall ist.

2.
In der Excel-Tabelle gibt es Spaltenüberschriften mit Leerzeichen. Die "übersetzt" das Serienbrief-Hauptdokument automatisch mit Unterstrichen. Verlassen würde ich mich darauf nicht, sondern auch in der Exceltabelle von vorneherein mit Unterstrichen arbeiten.

2.
"wenn die Spalte "Anzahl Übernachtung" leer ist, bzw. den Wert 0 aufweist"
Entweder trägst du in diese Spalte eben nichts ein, oder eine Null, aber bitte nicht mischen. Das Makro richtet sich nach deiner Muster-Vorgabe. Es löscht Zeilen, in denen bei Übernachtung / Menge nichts eingetragen ist.

Dann speichere folgendes Makro in einem Modul deiner normal.dotm und lass es auf den ausgeführten Seriendruck los (der dann natürlich grad das aktive Dokument sein muss).

Code:

Sub leereÜbernachtung()
Dim tabelle As Table

For Each tabelle In ActiveDocument.Tables
  
    'die Tabelle mit den Adressdaten von der Prüfung ausschließen
    If InStr(tabelle.Cell(1, 3).Range.Text, "Menge") > 0 Then
      
        'leere Zelle in der Zelle Übernachtung.Menge identifizieren und ggf löschen
        If Len(tabelle.Cell(3, 3).Range.Text) = 2 Then
            tabelle.Rows(3).Delete
        End If
    End If
      
Next tabelle
End Sub

Falls es Fehlermeldungen gibt, bitte im Wortlaut bekanntgeben und ggf. die bereinigten Musterdateien nochmal hochladen.

 

Hallo Gerhard, herzlichen dank für die ausführliche Beschreibung. VBA habe ich bisher nur in Excel gemacht. Werde mich damit beschäftigen und hier Rückinfo geben.

 

Hallo lieber Gerhard,

ich bekomme es leider nicht hin. Ich denke, dass ich gemacht habe, was du geschrieben hast und füge dir hier nochmal die aktualisierten Dateien hinzu. Das Makro löscht mir alle Übernachtungspositionen, also auch die, die einen Wert größer 0 enthalten. Ich habe festgestellt, dass es auch nur funktioniert, wenn kein Wert übermittelt wird. Sobald Excel eine 0 übermittelt, was leider in der Original Datei passiert, wird nichts gelöscht.

Herzlichen Dank für deine Hilfe.

 

Hallo ,

ich habs nochmal geprüft; bei mir werden nur die Zeilen gelöscht, in denen bei Menge-Übernachtung nichts drin steht.

Die Geschichte mit 0 oder leer lässt sich auf zweierlei Art beheben:
Entweder durch einen Eingriff in die Datenquelle selber (Ersetze 0 durch nichts - das fände ich den besseren Weg)
Oder durch Anpassung des Makros. Das hab ich gemacht, und zwar wie folgt:

schubsteVorlage_Rechnungen2.xls:
Dort hab ich den Punkt in der Spaltenüberschrift "Anzahl_Übernachtung" rausgenommen weil das Seriendruckfeld auch ohne Punkt ist.
Und ich hab im ersten Datensatz eine 0 eingetragen, damit dein Muster mit der von dir geschilderten Realität übereinstimmt.

schubsteRechnungen_neu.docx:
Das hab ich unverändert gelassen. Es empfiehlt sich jedoch, die Seriendruckfelder mit Geldbeträgen mit einem Formatschalter auszustatten, damit nicht ein Rattenschwanz an Kommastellen rauskommt, aber das ist eine andere Baustelle.
Dann hab ich dieses Dokument mit der obigen Datenquelle verbunden.

Es resultiert serienbriefeUnbearbeitet.docx.
Auf dieses Dokument hab ich das Makro losgelassen, das ich für das Problem "Null oder nichts" angepasst habe.
Es resultiert serienbriefeBearbeitet.docx, in welchem die ersten drei Seiten (Datensätze) ohne die Zeile Übernachtungen erscheinen, die folgenden aber mit.
Hier das Makro:

Code:

Sub leereÜbernachtung()
Dim tabelle As Table

For Each tabelle In ActiveDocument.Tables
 
    'die Tabelle mit den Adressdaten von der Prüfung ausschließen
    If InStr(tabelle.Cell(1, 3).Range.Text, "Menge") > 0 Then

        'leere Zelle in der Zelle Übernachtung.Menge identifizieren und ggf löschen
        If Len(tabelle.Cell(3, 3).Range.Text) = 2 Or _
        InStr(tabelle.Cell(3, 3).Range.Text, "0") > 0 Then
            tabelle.Rows(3).Delete
        End If
    End If
   
Next tabelle
End Sub

Die vier Dateien als zip-Datei im Anhang. Schau mal, ob das jetzt so ist wie gewünscht.

 

Lieber Gerhard, du hast mir wirklich sehr geholfen. Es funktioniert wunderbar. Herzlichen Dank dafür.

Ich werde mich noch ein bisschen damit auseinandersetzen, da auf die Rechnung noch eine weitere Position muss, die ebenfalls mit Menge 0 kommen kann und dann natürlich auch gelöscht werden muss. Aber du hast mir hier ja eine super Vorlage erstellt, also sollte ich diese Erweiterung selbst schaffen. Es bleibt spannend.

 

Hallo Gerhard,
Es ist nun tatsächlich so, dass noch eine 4 Zeile hinzugekommen ist, was die ganze Sache massiv erschwert, da nun praktisch in jeder Zeile "Menge 0" vorkommen kann.
Ich habe mir nun folgendes gedacht: Als erstes entferne ich die Zeile 4 mit Menge 0, danach entferne ich Zeile 3 mit Menge 0 und zum Schluss das Gleiche nochmal mit Zeile 1. Theoretisch dürften es dann keine Zeilen mehr mit Menge 0 existieren.

Leider stelle ich mich beim umsetzen des Codes, oder besser gesagt Anpassen deines Codes scheinbar sehr dumm an. Ich dachte mir, das Einzige, was ich ändern müsste, wäre die Angabe der Zeile. Aber Pustekuchen, das zerschießt mir leider das Layout. Ich habe folgendes versucht um nur die Zeile 4 zu löschen:

Code:

Sub leereÜbernachtung()

'CODE Mit Zahl 0 löschen

Dim tabelle As Table

For Each tabelle In ActiveDocument.Tables
 
    'die Tabelle mit den Adressdaten von der Prüfung ausschließen
    If InStr(tabelle.Cell(1, 3).Range.Text, "Menge") > 0 Then

        'leere Zelle in der Zelle Übernachtung.Menge identifizieren und ggf löschen
        If Len(tabelle.Cell(4, 3).Range.Text) = 2 Or _
        InStr(tabelle.Cell(4, 3).Range.Text, "0") > 0 Then
            tabelle.Rows(4).Delete
        End If
    End If
 
Next tabelle
End Sub

Damit hat es nicht funktioniert. Was mache ich denn falsch?

Ein weiteres Problem nach den vorgesehene Löschaktionen ist die Nummerierung, also die erste Spalte (POS.). Das stimmt ja dann auch nicht mehr. Gibt es hier eventuell auch eine Lösung, also sowas wie "nummeriere neu nach löschen"?

Eine Beispieldatei findest du im Anhang.

Herzlichen Dank für eine Antwort.

Gruß Stefan

 

Hallo Stephan,

Fehlerbeschreibungen mit "hat nicht funktioniert" sind immer wenig hilfreich. Gabs Fehlermeldungen? Wurde die falsche Zeile gelöscht? Keine gelöscht?

Ich fand 2 Probleme:

1.
Dein Makro ackert natürlich nur die Zeile 4 durch, aber die 0 kann ja jetzt in jeder beliebigen Zeile stehen
2.
Die Prüfung mittels InStr(tabelle.Cell(1, 3).Range.Text, "Menge") > 0 taugt leider nichts, da auch ein Eintrag "10" eine Null enthält. Das hab ich erst jetzt gemerkt, wo im Beispiel auch eine 10 enthalten ist.

Für Problem 1 wäre das Mittel der Wahl, die Spalte Menge durchzuschleifen, und zwar einfach vom Tabellenende her (Löschen funktioniert meist nur fehlerfrei, wenn man von unten nach oben vorgeht).
Dazu wäre es aber zwingend erforderlich, dass es in der Spalte "Menge" nur Nullen oder Zahlen größer 0 gibt (so wie es in deinem Musterdokument jetzt der Fall ist), damit nicht versehentlich Zeilen ab der Summenzeile gelöscht werden.
Andernfalls müsstest du statt for i = tabelle.rows.count.... die jeweils letzte Datenzeile einsetzen: for i = 4 to 1 step -1 und die 4 jeweils anpassen, wenn sich an der Anzahl der Datenzeilen was ändert.

Für Problem 2 hab ich das Kriterium geändert. Teste mal folgendes Makro:

Code:

Sub NullmengenRaus()

'CODE Mit Zahl 0 löschen

Dim tabelle As Table
Dim i As Long
For Each tabelle In ActiveDocument.Tables
 
    'die Tabelle mit den Adressdaten von der Prüfung ausschließen
    If InStr(tabelle.Cell(1, 3).Range.Text, "Menge") > 0 Then

        'Nuller in der Spalte Menge identifizieren und Zeile ggf löschen
        For i = tabelle.Rows.Count To 1 Step -1
            If Left(tabelle.Cell(i, 3).Range.Text, Len(tabelle.Cell(i, 3).Range.Text) - 2) = "0" Then
                tabelle.Rows(i).Select
                tabelle.Rows(i).Delete
            End If
        Next i
    End If
 
Next tabelle
End Sub

 

Hallo Gerhard,
Vielen Dank. Ich habe das Makro jetzt durchlaufen lassen und habe ein paar Fehler bekommen, bzw. Löschungen an falscher Stelle (siehe Dokument im Anhang Seite 6, 7,12). Auf diesen 3 Seiten gibt es immer 2 Positionen mit dem Wert 0. Komisch ist nur, dass der Fehler bei Blatt 1 nicht auftritt, obwohl auch dort zwei Positionen mit 0 aufgeführt sind.

 

Hallo Stephan,

jetzt musst du mir auf die Sprünge helfen: Wenn auf den Seiten 6,7 und 12 in zwei Datenzeilen Nullen eingetragen sind, dann bleibt doch nach Makrodurchlauf eben nur eine Zeile übrig, und zwar diejenige, in der eine Zahl größer als Null steht. Genau das seh ich in deinem Musterdokument.

Kannst du mir sagen, wo du Fehler siehst, und wo Löschungen an falscher Stelle?

Die Zeile tabelle.rows(i).Select steht übrigens nur drin damit man beim Einzelschritt-Durchlauf besser sieht, welche Zeile dran ist. Die kann später raus.

 

Hallo Gerhard,
In der Tat etwas seltsam. Schau dir mal das Bild an. Auf der rechten Seite siehst du das Dokument Seite 6, nachdem ich das Makro ausgeführt habe. Dort fehlen plötzlich die Spalten der Einzelpreise. Ich habe das Dokument dann gespeichert, neu geöffnet und siehe da, plötzlich sieht Seite 6 wieder richtig aus. Weißt du vielleicht, woran das liegen kann?

 

Hallo Stephan,

da ist ja alles durcheinander. Da muss ich mein Makro aber in Schutz nehmen. Sowas macht das nicht. Im Ernst, da hilft nur eins: beobachten, ob es nochmal vorkommt und dann kann man nochmal drüber nachdenken.

Was ich noch vergessen hab: Wenn du bereits im Seriendruck-Hauptdokument für die Spalte 1 der Datenzeilen eine automatische Nummerierung einfügst, müsste die sich im fertigen Serienbrief automatisch anpassen. Hab ich jetzt nicht getestet.

 

Hallo Gerhard,
Es ist jedes mal so, wenn ich das Makro ausführe. Aber wie du schon sagst, liegt es nicht am Makro, sondern wohl an Word. Sobald ich das fertige Dokument dann speichere, oder in ein PDF umwandle, ist alles korrekt abgebildet und genau so, wie ich es mir vorgestellt habe. Herzlichen Dank für deine Hilfe und Geduld.

Den Gedanken hatte ich in der Tat auch schon. Mal schauen, ob mir da eine Umsetzung gelingt. Danke für den Hinweis.