Office: "Aufgabenmanagement" mit Access möglich?

Hallo zusammen,

wir stehen in unserem kleinen Büro gerade vor einem Problem und ich versuche eine Software-Lösung dafür zu finden, oder selbst zu entwickeln. Da wir im Unternehmen das aktuellste Office-Paket nutzen, fiel mein Blick natürlich erst mal auf diese Programme. Excel schließe ich aus, bleibt noch Access.

Ich versuche es mal zu beschreiben:
Wir arbeiten mit 4 Personen im Büro und sind für 80 ambulant (Soziale Arbeit) arbeitende Menschen zuständig. Da wir sehr unterschiedliche Arbeitszeiten besitzen, ist jeder für alles zuständig. Man kann sich das vielleicht besser als eine Art Callcenter vorstellen. Es kommen täglich Anrufe rein, die einen der Fälle betreffen. Nun wächst uns das aber über den Kopf, da wir die Vernetzung untereinander nicht mehr gut hinbekommen. Wer hat was schon erledigt? Wer hat wen angerufen? Etc...

Meine Idee ist eine Art Datenbank, die wir aufrufen können und in der alle aktuell zur Bearbeitung stehenden Vorgänge (Aufgaben) aufgelistet sind. Zum Beispiel:

1. Anruf bezüglich Fall X
2. Wir tragen mit Datum ein, wer den Anruf angenommen hat und was das Anliegen war.
3. In der Folge können für diesen Vorgang weitere Einträge mit Datum vorgenommen werden, mit Beschreibung (Rückruf von X an Y mit Ergebnis Z).
4. Am Ende wird der Vorgang abgeschlossen und verschwindet aus der Liste der zur Bearbeitung stehenden Vorgänge.
5. Per Auswertung kann man pro Fall alle Vorgänge aufrufen, um nachvollziehen zu können, was im vergangenen Jahr alles passiert ist.

Ich hoffe, es ist halbwegs verständlich rübergekommen*Smilie

Ist das mit Access möglich?

Die Datenbankverwaltung würde ich übernehmen. Für unser Büroteam ist lediglich folgendes notwendig:
1. Übersicht der aktuellen Vorgänge
2. Eintragungen von einzelnen Bearbeitungsschritten für den Vorgang
3. Eine Funktion zum Abschließen eines Vorgangs
4. Abfragefunktion vergangener Vorgänge zu Fall XYZ, oder Abfrage der Vorgänge im Zeitraum XYZ

Viele Grüße
Alex

:)

 

Hallo,
typische Aufgabe für eine Datenbank, also kein Problem.
Mit einer Tabelle dürfte das nicht getan sein.

Welche (Vor) Kentnisse hast Du von Access?

 

Das klingt doch schon mal gut*Smilie

Leider liegen meine Kenntnisse 15 Jahre zurück. Damals haben wir im Studium ein wenig mit Access rumexperimentiert und Datenbanken erstellt. Das war aber auch damals kein fortgeschrittener Kram.

Unsere IT-Abteilung brauche ich danach gar nicht erst fragen. Die sind chronisch überlastet. Wenn überhaupt, kaufen die mir einfach irgendeine andere Softwarelösung, sollte es die denn geben.

Hälst du das für machbar, wenn man lernwillig und -fähig ist?

Könnte man diese Datenbank dann eigentlich gleichzeitig bearbeiten? Oder benötigt es hierfür eine Art Front- und Backend-Lösung?

 

Hallo,

Du wirst in jedem Fall eine Trennung von Frontend und Backend brauchen, genauso wie das notwendige Basiswissen vorhanden sein muss. Das kann man glücklicherweise lernen, aber bevor man das nicht getan hat, sollte man nicht mit komplexeren Aufgabenstellungen beginnen. Zu wissen, wie man ein Ei aufschlägt, qualifiziert allein noch nicht dazu, eine Quiche Lorraine zu machen...

Gruß
Fred

 

Ich fange grundsätzlich immer an der Basis an. Das wird dann eben ein kleines Hobbyprojekt, egal wie lange es dauert. Bis dahin helfen wir uns mit unserer schon gestehenden Excel-Liste aus.

Habt ihr eine Empfehlung, die für das "Raufschaffen" des Basis-Wissens super ist? Im besten Fall eine Website oder ein E-Book.

 

In jedem Fall eine Trennung in FE und BE. Jeder User braucht seine eigene Kopie des FE.
Daneben macht es sich gut, wenn der Entwickler für Entwicklung und Testen ebenfalls seine eigene Kopie hat (auch vom Backend). Gerade in der Situation wie in Deiner werden die Nutzung des Vorhandenen und Weiterentwicklung inklusive Lernerfahrung Hand in Hand gehen. Da kann man den Arbeitsfluss und vor allem die Integrität der vorhandenen Daten nicht stören - Aufräumen und Fehler beseitigen ist recht oft anstrengender als "nur" Lernen und Entwickeln.

Die von Dir genannten Aufgaben sind noch recht übersichtlich und also in überschaubarer Zeit umsetzbar, etwas Zeit und Interesse vorausgesetzt.

An Deiner Stelle könnte man nach Beispieldatenbanken für Kontaktverwaltung und Aufgabenverwaltung recherchieren. Auch schon die Vorlagen, die Access selber anbietet, wären da betrachtenswert. So hast Du schon erste Eindrücke, was geht und wie das umgesetzt werden kann.
Dann könntest Du so eine Vorlage für Dich entsprechend Deiner Anforderungen weiterentwickeln oder Du baust Dir gleich eine eigene Lösung und adaptierst aus den Beispielen Detaillösungen, die geeignet sind.

In jedem Fall musst Du mit der Datenmodellierung beginnen, also gleich mal etwas trockene Theorie umsetzen. Über eine solche erste Leistung könnte man dann schon einmal reden.

- Bücher, gibt es teilweise auch online
- Code-Archive und Tipps & Tricks-Sammlungen der Foren
- Yaccess
- Einige hier und da haben ganze Linksammlungen in ihren Fußnoten. Das könnte auch einen Grund haben.

 

Diese Personen sind also so etwas wie Eure "Kunden". Wären demnach in einer entsprechenden Tabelle zu erfassen.
Beschreibe bitte, welche Daten des "Kunden" oder besser Klienten in der Kunden/Kliententabelle zu erfassen sind.

Diese "Fälle" beziehen sich auf einen der Kunden und sind je Kunde als "Vorgang" zu erfassen.
"Vorgänge" haben eine Grundstruktur; z.B. Bezeichnung/Art des Vorgangs; zugeordnet zu einem Kunden; Beschreibung/Anliegen bzw. Problembeschreibung; Eingangsdatum des Vorganges. Eine beispielhafte Beschreibung hilft bei der Erstellung einer Tabelle mit entsprechenden Feldern.

An diesen Vorgängen arbeiten verschiedene Mitarbeiter und dokumentieren ihre Aktivitäten. Beschreibe beispielhaft, welche Aktivitäten im Regelfall vorkommen.
Irgendwann ist der Vorgang erledigt und kann ins "Archiv" gestellt werden (wird in der Datenbank als erledigter Vorgang geführt)

Das läßt sich mit einem Vermerk (Mitarbeiter-Nr/Personalnummer) in der Tabelle mit den Vorgängen festhalten.
Eine Mitarbeitertabelle beinhaltet die Daten der Mitarbeiter (MA). Beschreibe, welche Daten eines MA zu erfassen sind. (Vor-und Nachname, eine eindeutige ID und ggf. Daten zur Kommunikation mit dem MA)

Dabei kann geholfen werden, wenn die Fragen beantwortet werden.

 

Das mit Front- und Backend ist für mich auch nur von den Begrifflichkeiten her bekannt. Das stellt für mich gerade eher die größte Unbekannte in der ganzen Sache hier dar.

Ansonsten danke für die Anregungen. Dann begebe ich mich mal in die Materie.

Die Fußnoten habe ich mir tatsächlich noch nicht angeschaut. Wird nachgeholt.

Ich versuche es zu präzisieren:

Ja, die Personen sind so etwas wie unsere Kunden. Sagen wir mal Kunde 1 - 80. Aktuell wäre für mich ausreichend, wenn der Name des Kunden erfasst ist. Rein informativ könnte man in Zukunft noch alle mit dem Kunden verbundenen Personen und Institutionen erfassen, allerdings ist das für die aktuelle Thematik nicht wichtig. Das wäre dann eventuell so etwas wie ein "Infoblatt" für jeden Kunden, das man aufrufen kann.

Für unsere 4 Mitarbeiter im Büro sind lediglich die Namen zu erfassen. Eine eindeutige ID ist hier wohl auch Voraussetzung, genauso bei den Kunden.

Es wird meist wie folgt aussehen:

1. Im Fall "Kunde 1" ruft Person X mit dem Anliegen Y bei Mitarbeiter Z an.
2. Z wählt in unserer Datenbank "neuer Vorgang" und nachfolgend in einer Maske "Kunde 1" aus, trägt ein Datum zur Eröffnung des Vorgangs und eine Kurzbeschreibung ein und wer den Vorgang eingebracht hat (Person X), außerdem wer den Vorgang angenommen hat (Mitarbeiter Z). Weiter notiert er in einem Textfeld das Anliegen und in einem zweiten Feld das gedachte weitere Vorgehen. In einem weiteren Feld wird der MA ausgewählt, der den Vorgang weiter bearbeiten soll, oder der Vogang ist "frei für alle".
3. Das stellt damit den ersten "Schritt" im Vorang dar.
4. Weitere Schritte sollen in der Folge eingetragen werden können. Wieder mit Datum, Name des Mitarbeiters, der bearbeitet, und Beschreibung des Schrittes. Außerdem wieder, wer weiter bearbeiten soll
5. Am Ende benötigt man einen Button, der den Vorgang als "fertig" abschließt und in das Archiv schiebt.

Für unsere Mitarbeiter wäre eine Oberfläche notwendig, die die offenen Vorgänge auflistet, mit Kurzbenennung des Vorgangs, Eröffnungsdatum, Datum des letzten Bearbeitungsschrittes, wer zuletzt bearbeitet hat und wer weiter bearbeiten soll.

Außerdem ein Archiv, in dem wir den Fall (Kunde 1 - 80) auswählen können und jeden Vorgang angezeigt bekommen, den wir wiederum anklicken können, um die Einzelschritte einsehen zu können.

Umso mehr ich darüber nachdenke, umso mehr Details fallen mir ein. Aber das ist ja auch der Spaß an der Sache.

 

Hallo
vergiss das mit dem Archiv. Es braucht kein Archiv. Die Daten bleiben in der Tabelle wo sie erfasst werden. In die Tabelle kommt ein Fertigstellungsdatum und das war es. Somit kannst Du fertige Vorgänge einfach nicht mehr anzeigen, bzw. bei Bedarf anzeigen oder nicht.

 

Die Trennung in Front- und Backend ist unerlässlich, wie die Vorredner schon bemerkten.

Dein Respekt vor dieser Aufgabe ist aber völlig unbegründet, zumal Du ein lernfähiger Typ zu sein scheinst. ;-)

Die Aufteilung in Front- und Backend kann man per Assistent machen, aber auch "zu Fuß". Das alles ist kein Zauberwerk und in weniger als 5 Minuten erledigt.

Der unverzichbare Vorteil dieser Aufteilung besteht darin, dass

- Deine Mitarbeiter jederzeit und unabhängig voneinander Daten bearbeiten können

- Du das Frontend (die Benutzeroberfläche) immer wieder aktualisieren und dann Deinen Mitarbeitern das aktuelle Frontend zur Verfügung stellen kannst

- Deine Änderungen am Backend (den Daten und ihrer Stuktur) für Deine Mitarbeiter jederzeit verfügbar sind.

Ich würde mich freuen, Dich auf diesem Weg zu begleiten, zumal ich schon einige einschlägige Anwendungen im Bereich Aufgabenmanagement auf die Beine gestellt habe.

 

Hallo Alex,

parallel zum Entwurf eines solchen Systems, sollte auch die DSGVO nicht außer Acht gelassen werden. Ich hoffe doch, daß das Vorgehen mit dem Datenschutzbeauftragten abgestimmt ist, insbesondere dann, wenn solche Dinge wie ein "Archiv" ins Spiel kommen.

Ich weiß nicht, ob daß auf euer Büro zutrifft, aber vielleicht ist diese Broschüre des DEUTSCHER PARITÄTISCHER WOHLFAHRTSVERBAND GESAMTVERBAND e. V. ja schon mal eine Hilfe:
https://harald-thome.de/fa/redakteur...S-GVO-2018.pdf

Gruß Ulrich

 

Servus Alex_Nieder,
ich empfehle Dir "Keine Angst vor Access" von Andreas Stern für ca. 23 €.
Das beinhaltet auch eine Software "aDamo", welche beim Aufbau des DB- und Tabellenmodells Dich unterstützt. Ich kann Dir das Buch nur empfehlen.
Alle anderen weiteren Buchempfehlungen (deutliche teurer) kannst Du ja danach immer noch nachkaufen.
A. Stern: Keine Angst vor Microsoft Access!
Bei der Entwicklung der DB solltest Du vermeiden, mit Formularen herumzuexperimentieren bzw. vielleicht mal ab und zu eines erstellen, um ein Gefühl dafür zu bekommen. SEI DIR SICHER, dass die Formulare erst am Ende der Entwicklung der DB wichtig sein werden und Dich bis dahin zeitlich nur behindern werden; sie sind eine große Verführung, Zeit während der
Entwicklungsphase zu verplempern und werden 100%ig am Ende ganz anders gestaltet sein.
Um einen Überblick für die Entwicklung Deiner DB zu bekommen, ist das Wichtigste, alle gewünschten Auswertungsmöglichkeiten möglichst präzise
zu bekommen.
Sprüche wie "Ich will etwas monatlich auswerten", sind nicht hilfreich.
Eher Sprüche wie z.B.
"Ich will eine Auswertung von Kunde X, der von Mitarbeiter Y
zwischen Datum D1 und Datum D2 eine Benachrichtigung mit folgendem Text
"...." bekommen hat.
Aus solchen Wünschen kannst Du und der Entwickler herauslesen, welche Datenfelder und Tabellen notwendig sein werden.

Der Tipp von knobbi38 ist natürlich auch wichtig.

 

Mit meinen Ausführungen zum "Archiv" meinte ich nicht eine seperate Archivierung sondern die Möglichkeit, nach Erledigung eines Vorganges mittels einer Abfrage sich diesen Vorgang nochmal zur Anzeige/Ausdruck bringen zu lassen. Daher hatte ich zur Verdeutlichung auch geschrieben: ... (wird in der Datenbank als erledigter Vorgang geführt)
Bezüglich des Datenschutzgesetzes ist natürlich zu beachten, erledigte Vorgänge nach einer gewissen Frist aus der Datenbank zu entfernen. Das kann man leicht mittels einer Löschabfrage erledigen lassen. Wie auch alle bisherigen "Vorredner" kann ich auch raten, zunächst ein Datenmodell zu entwickeln bevor man auch nur einen Tastendruck hinsichtlich Formulare usw. verschwendet. (siehe den Beitrag #12 von Ohrkester)