Office: Ausführen einer Abfrage

Ausführen einer Abfrage
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Bei einer Abfrage handelt es sich um eine Reihe von Anweisungen, die Sie für die Arbeit mit Daten verwenden können. Sie führen eine Abfrage aus, um diese Anweisungen auszuführen. Neben der Rückgabe von Ergebnissen, die sortiert, gruppiert oder gefiltert werden können, kann eine Abfrage auch Daten erstellen, kopieren, löschen oder ändern.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Abfragen ausgeführt werden, und es werden nur kurze Übersichten der verschiedenen Arten von Abfragen bereitgestellt. Darüber hinaus werden in dem Artikel Fehlermeldungen erläutert, die beim Ausführen unterschiedlicher Abfragetypen auftreten können, und es werden Schritte bereitgestellt, mit denen Sie diese Fehler umgehen oder beheben können.

In diesem Artikel werden keine schrittweisen Anleitungen zum Erstellen von Abfragen bereitgestellt.

Wichtig: Sie können keine Aktionsabfragen ausführen, wenn eine Datenbank im deAktivierten Modus ausgeführt wird – ein eingeschränkter Funktionsmodus, der von Access verwendet wird, um unter bestimmten Umständen Ihre Daten zu schützen. Möglicherweise wird ein Dialogfeld angezeigt, oder es wird eine Warnung in der Statusleiste angezeigt.

Weitere Informationen zum deAktivierten Modus und zum Aktivieren von Aktionsabfragen finden Sie im Abschnitt Ausführen einer Aktionsabfrage.

Inhalt dieses Artikels
Ausführen einer Auswahl-oder Kreuztabellenabfrage

Ausführen einer Aktionsabfrage

Ausführen einer Parameterabfrage

Ausführen einer SQL-spezifischen Abfrage

Problembehandlung bei einer Fehlermeldung

Ausführen einer Auswahl-oder Kreuztabellenabfrage
Sie verwenden SELECT-Abfragen und Kreuztabellenabfragen, um Daten abzurufen und darzustellen sowie Formulare und Berichte mit Daten bereitzustellen. Wenn Sie eine Auswahl-oder Kreuztabellenabfrage ausführen, zeigt Access die Ergebnisse in Datenblattansicht an.

Führen Sie die Abfrage aus.

1. Suchen Sie die Abfrage im Navigationsbereich.
   
2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • Doppelklicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten.
     
   • Klicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten, und drücken Sie dann die EINGABEtaste.
     

Wenn die Abfrage, die Sie ausführen möchten, derzeit in Entwurfsansicht geöffnet ist, können Sie Sie auch ausführen, indem Sie auf der Registerkarte Entwurf im Menüband, einem Teil des Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche, in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen klicken.

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Ausführen einer Aktionsabfrage
Es gibt vier Arten von Aktionsabfragen: Anfügen von Abfragen, Löschen von Abfragen, Aktualisieren von Abfragen und Erstellen von Tabellen Abfragen. Mit Ausnahme von Tabellenerstellungsabfragen (mit denen neue Tabellen erstellt werden) führen Aktionsabfragen Änderungen an den Daten in Tabellen durch, auf denen Sie basieren. Diese Änderungen können nicht einfach rückgängig gemacht werden, beispielsweisedurch Drücken von STRG + Z. Wenn Sie Änderungen mithilfe einer Aktionsabfrage vornehmen, die Sie später nicht vornehmen möchten, müssen Sie die Daten in der Regel aus einer Sicherungskopie wiederherstellen. Aus diesem Grund sollten Sie immer sicherstellen, dass Sie über eine neue Sicherung der zugrunde liegenden Daten verfügen, bevor Sie eine Aktionsabfrage ausführen.

Sie können das Risiko einer Aktionsabfrage verringern, indem Sie zunächst die Daten in der Vorschau anzeigen, die verarbeitet werden. Sie können auf zwei Arten vorgehen:

• Zeigen Sie die Aktionsabfrage in der Datenblattansicht an, bevor Sie Sie ausführen. Öffnen Sie dazu die Abfrage in der Entwurfsansicht, klicken Sie auf der Access- Statusleiste auf Ansicht , und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Datenblattansicht . Wenn Sie zurück zur Entwurfsansicht wechseln möchten, klicken Sie erneut auf Ansicht , und klicken Sie dann im kontextMenü auf Entwurfsansicht .
  
• Ändern Sie die Abfrage in eine Auswahlabfrage, und führen Sie Sie dann aus.
  
  Hinweis: Achten Sie darauf, welche Art von Aktionsabfrage (Anfüge-, Aktualisierungs-, Tabellen Erstellungs-oder Löschvorgang), mit der Sie beginnen, zu beachten, damit Sie die Abfrage wieder in diesen Typ ändern können, nachdem Sie die Daten mit dieser Methode in der Vorschau angezeigt haben.
  
  Ausführen einer Aktionsabfrage als Auswahlabfrage
  
  1. Öffnen Sie die Aktionsabfrage in der Entwurfsansicht.
     
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe abfrageTyp auf auswählen.
     
  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Ergebnisse auf Ausführen.
     

Führen Sie die Abfrage aus.
Wenn Sie zum Ausführen einer Aktionsabfrage bereit sind, doppelklicken Sie im Navigationsbereich darauf, oder klicken Sie darauf, und drücken Sie dann die EINGABEtaste.

Wichtig: Standardmäßig deaktiviert Access alle Aktionsabfragen in einer Datenbank, es sei denn, Sie geben an, dass Sie der Datenbank vertrauen. Sie können angeben, dass Sie einer Datenbank vertrauen, indem Sie die Statusleiste direkt unter dem Menüband verwenden.





Vertrauen einer Datenbank

1. Klicken Sie in der Meldungsleiste auf Optionen.
   
   Das Dialogfeld Microsoft Office-Sicherheitsoptionen wird angezeigt
   
2. Wählen Sie Diesen Inhalt aktivieren aus, und klicken Sie dann auf OK.
   

Ausführen einer Parameterabfrage
Ein Parameterabfrage fordert Sie auf, einen Wert zu geben, wenn Sie ihn ausführen. Wenn Sie den Wert angeben, wird er von der Parameterabfrage als Feldkriterium angewendet. Das Feld, auf das das Kriterium angewendet wird, wird im Abfrageentwurf angegeben. Wenn Sie bei der entsprechenden Aufforderung keinen Wert angeben, interpretiert die Parameterabfrage Ihre Eingabe als leere Zeichenfolge.

Eine Parameterabfrage ist immer auch eine andere Art von Abfrage. Die meisten Parameterabfragen sind Auswahlabfragen oder Kreuztabellenabfragen, aber Anfüge-, Tabellen Erstellungs-und Aktualisierungsabfragen können auch Parameterabfragen sein.

Sie führen eine Parameterabfrage entsprechend dem anderen Abfragetyp aus, aber im Allgemeinen verwenden Sie das folgende Verfahren.

Führen Sie die Abfrage aus.

1. Suchen Sie die Abfrage im Navigationsbereich.
   
2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • Doppelklicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten.
     
   • Klicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten, und drücken Sie dann die EINGABEtaste.
     
   Wenn die Parametereingabeaufforderung angezeigt wird, geben Sie einen Wert ein, der als Kriterium gelten soll.
   

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Ausführen einer SQL-spezifischen Abfrage
Es gibt drei Haupttypen von SQL-Abfrage: Union-Abfragen, Pass-Through-Abfragen und Datendefinitionsabfragen.

Union-Abfragen kombinieren Daten aus zwei oder mehr Tabellen, aber nicht auf die gleiche Weise wie andere Abfragen. Während die meisten Abfragen Daten durch Verketten von Zeilen kombinieren, kombinieren Union-Abfragen Daten, indem Zeilen angefügt werden. Union-Abfragen unterscheiden sich von Anfügeabfragen, da Union-Abfragen die zugrunde liegenden Tabellen nicht ändern. Union-Abfragen fügen die Zeilen in einer Datensatzgruppe an, die nicht beibehalten wird, nachdem die Abfrage geschlossen wurde.

Pass-Through-Abfragen werden nicht vom Datenbankmodul verarbeitet, das mit Access geliefert wird. Stattdessen werden Sie direkt an einen Remotedatenbankserver weitergeleitet, der die Verarbeitung durchführt und die Ergebnisse dann wieder an Access übergibt.

Datendefinitionsabfragen sind eine spezielle Art von Abfrage, die keine Daten verarbeitet; Stattdessen können Datendefinitionsabfragen andere Datenbankobjekte erstellen, löschen oder ändern.

SQL-spezifische Abfragen können in der Entwurfsansicht nicht geöffnet werden. Sie können nur in der SQL-Ansicht geöffnet oder ausgeführt werden. Mit Ausnahme von Datendefinitionsabfragen wird die Ausführung einer SQL-spezifischen Abfrage in der Datenblattansicht geöffnet.

Führen Sie die Abfrage aus.

1. Suchen Sie die Abfrage im Navigationsbereich.
   
2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • Doppelklicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten.
     
   • Klicken Sie auf die Abfrage, die Sie ausführen möchten, und drücken Sie dann die EINGABEtaste.
     

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Problembehandlung bei einer Fehlermeldung
Die folgende Tabelle zeigt einige häufige Fehlermeldungen, die auftreten können. Diese Fehler können entweder als Nachricht in einer Zelle (anstelle eines erwarteten Werts) oder als Fehlermeldung angezeigt werden. Die Abschnitte, die der Liste folgen, enthalten Verfahren, mit denen diese Fehler behoben werden können.

Hinweis: Dieser Inhalt dieser Tabelle ist nicht vollständig. Wenn die Fehlermeldung, die Sie erhalten haben, nicht angezeigt wird, können Sie Feedback über das Formular am Ende dieses Artikels einreichen und bestimmte Informationen zur Fehlermeldung in das bereitgestellte Kommentarfeld einbeziehen.

Fehlermeldung	Problem	Lösung
Typenkonflikt in Ausdruck	Möglicherweise verknüpft die Abfragefelder mit unterschiedlichen Datentypen.	Überprüfen Sie den Abfrageentwurf, und stellen Sie sicher, dass die verknüpften Felder denselben Datentyp aufweisen. Anweisungen hierzu finden Sie im Abschnitt Überprüfen der verknüpften Felder in der Abfrage.
Datensatz wird gelöscht	Dies kann auftreten, wenn entweder das Objekt oder die Datenbank beschädigt ist.	Komprimieren und reparieren Sie die Datenbank. Anweisungen hierzu finden Sie im Abschnitt komprimieren und Reparieren der Datenbank.
Zirkelbezug, der durch Alias verursacht wurde	Der einem Feld zugewiesene Alias ist mit einer Komponente des Ausdrucks für dieses Feld identisch. Ein Alias ist ein Name, der für einen beliebigen Ausdruck in der Zeile Feld des Abfrageentwurfsbereichs angegeben wird, der kein tatsächliches Feld ist. Access weist Ihnen den Alias zu, wenn Sie dies nicht selbst tun. Beispiel: expr1. Auf einen Alias folgt unmittelbar ein Doppelpunkt (:) und dann der Ausdruck. Wenn Sie die Abfrage ausführen, wird der Alias zum Spaltennamen im Datenblatt.	Ändern Sie den Alias. Anweisungen hierzu finden Sie im Abschnitt Ändern eines Feld Alias.
#Error	Dieser Fehler kann auftreten, wenn der Wert eines berechneten Felds größer als der Wert ist, der durch die Einstellung der Feldgröße-Eigenschaft des Felds zulässig ist. Dies geschieht auch, wenn der Nenner eines berechneten Felds 0 (null) ist oder ausgewertet wird.	Stellen Sie sicher, dass der Nenner des berechneten Felds nicht zu 0 (null) ausgewertet wird. Ändern Sie bei Bedarf die Feldgröße -Eigenschaft.
#Deleted	Der Datensatz, auf den verwiesen wird, wurde gelöscht.	Wenn der Eintrag versehentlich gelöscht wurde, muss er aus einer Sicherung wiederhergestellt werden. Wenn der Löschvorgang absichtlich erfolgte, können Sie diese Fehlermeldung schließen, indem Sie UMSCHALT + F9 drücken, um die Abfrage zu aktualisieren.

Überprüfen der verknüpften Felder in der Abfrage
Um die Datentypen von Feldern in einer Abfrage zu überprüfen, sehen Sie sich die Quelltabellen in der Entwurfsansicht an, und überprüfen Sie die Eigenschaften der Felder, die Sie überprüfen möchten.

1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht. Verknüpfungen werden als Linien angezeigt, die Felder in den Quelltabellen verbinden. NoTieren Sie sich die Tabellen-und Feldnamen für die einzelnen Joins.
   
2. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf jede Tabelle mit einem oder mehreren Feldern, die in Ihrer Abfrage verknüpft sind, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.
   
   
   
   
   
   1. verknüpfte Felder mit unterschiedlichen Datentypen.
   
   2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.
   
3. Vergleichen Sie für jede Verknüpfung die Werte in der Spalte Datentyp des Tabellenentwurfsbereichs für die Felder, die an dieser Verknüpfung beteiligt sind.
   
   
   
   
   
   1. Überprüfen Sie den Datentyp der verknüpften Felder in der Tabellenentwurfsansicht.
   
4. Wenn Sie zu einer Tabelle wechseln möchten, um die zugehörigen Felder anzuzeigen, klicken Sie auf die Registerkarte mit dem Namen dieser Tabelle.
   

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Komprimieren und Reparieren der Datenbank
Durch Ausführen des Dienstprogramms zum Komprimieren und Reparieren von Datenbanken in Access kann die Leistung Ihrer Datenbank verbessert werden. Dieses Dienstprogramm erstellt eine Kopie der Datenbankdatei und ordnet, wenn Sie fragmentiert ist, die Speicherung der Datenbankdatei auf dem Datenträger neu an. Nachdem der Komprimierungs-und Reparaturvorgang abgeschlossen wurde, wird die komprimierte Datenbank über verschwendeten Speicherplatz freigegeben und ist in der Regel kleiner als das Original. Durch das häufige Komprimieren der Datenbank können Sie dabei helfen, die optimale Leistung der Datenbankanwendung zu gewährleisten und auch Fehler zu beheben, die durch Hardwareprobleme, Stromausfälle oder Überspannungen entstehen, und ähnliche Ursachen.

Nach Abschluss des Komprimierungsvorgangs wird die Abfragegeschwindigkeit verbessert, da die zugrunde liegenden Daten in die Tabellen auf zusammenhängenden Seiten neu geschrieben wurden. Das Scannen zusammenhängender Seiten ist wesentlich schneller als das Scannen fragmentierter Seiten. Abfragen werden auch nach jeder Datenbankkomprimierung optimiert.

Während des kompakten Vorgangs können Sie den ursprünglichen Namen für die komprimierte Datenbankdatei verwenden, oder Sie können einen anderen Namen zum Erstellen einer separaten Datei verwenden. Wenn Sie denselben Namen verwenden und die Datenbank erfolgreich komprimiert wurde, ersetzt Access die ursprüngliche Datei automatisch durch die komprimierte Version.

Eine Option zum Automatisieren dieses Prozesses einrichten

1. Klicken Sie auf Datei > Optionen, um das Dialogfeld Access-Optionen zu öffnen.
   
2. Klicken Sie auf aktuelle Datenbank , und aktivieren Sie unter Anwendungsoptionendas Kontrollkästchen beim Schließen komprimieren .
   
   Dadurch wird der Zugriff automatisch komprimiert und repariert, wenn die Datenbank geschlossen wird.
   

Manuelles Komprimieren und Reparieren der Datenbank

1. Klicken Sie auf Daten Bank Tools > komprimieren und reparieren.
   

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Ändern eines Feld Alias

1. Öffnen Sie die Abfrage in der Entwurfsansicht.
   
2. Suchen Sie im Abfrageentwurfsbereich nach Feldern mit Aliasen. Diese haben einen Doppelpunkt am Ende des Feldnamens, wie in Name:.
   
3. Überprüfen Sie die einzelnen Aliase, um sicherzustellen, dass der Alias nicht mit dem Namen eines Felds übereinstimmt, das Teil des Ausdrucks des Alias ist. Wenn dies der Fall ist, ändern Sie den Alias.
   

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