Office: (Office 2010) Chronologische Nummerierung von Datensätzen

Hallo Experten, ich bin ein Amateur.

Ich habe eine Tabelle mit über 4.000 Datensätzen. Etwa die Hälfte davon, nennen wir sie "Originale", ist in einer eigenen Spalte (Laufnummer) chronologisch nummeriert worden. Das habe ich manuell einmal gemacht, aber jetzt sind weitere "Originale" dazugekommen, die auch in die chronologische Reihenfolge integriert werden müssen. Mache ich das wieder manuell, so muß ich ab dem ersten hinzugefügten "Original" bis zum Ende alles ändern.

Hinweis: Es genügt nicht, diese Originale lediglich mit einem Kennzeichen zu versehen, es ist erforderlich, ihre laufende Nummer zu ermitteln.

Um mir die Arbeit zu vereinfachen möchte ich für die betreffenden Datensätze nur die Spalten ID und Laufnummer nach Excel exportieren, dort ruckzuck die Aktualisierung der Laufnummer vornehmen und dann diese neuen Daten in meine Access-Tabelle zurückschreiben. Der letzte dieser 3 Schritte ist mein Problem.

Frage 1:
Wie kann ich das machen? Direkt aus Excel heraus oder aus einer Hilfstabelle, die ich durch Import mit den neuen Excelwerten bestückt habe.

(Meine Vorstellung ist eine Lösung analog der SVERWEIS-Funktion in Excel: Access findet eine ID, sucht sich die entsprechende Laufnummer und überschreibt/aktualisiert in der Spalte Laufnummer mit dem gefundenen Wert, der Reihe nach so oft, bis alle Datensätze abgearbeitet sind.)

Frage 2:
Oder gibt es eine einfache Möglichkeit, die Nummerierung bestimmter Datensätze mit Hilfe einer Update-Abfrage innerhalb der Tabelle zu automatisieren? (Meine Vorstellung: Alle mit Kennzeichen X chronologisch [Datum] hochzählen, alle übrigen so belassen wie sie sind)

Für einen erfahrenen Profi scheint mir eine Lösung keine große Herausforderung.

Kann mir jemand von Euch helfen?

Freundliche Grüße
Hennes

:)

 

Moin,
das sollte eigentlich problemlos mit der hier: donkarls Access-Seitenaufgeführten Methode
für laufende Nummern möglich sein, du müsstest nur das Kriterium um Kennzeichen X erweitern.
maike

 

Hallo maike,

vielen Dank für Deine Hinweise. Wenn ich die erste Methode (select count) versuche, so zählt er erst einmal alle Sätze durch, und zwar in der Reihenfolge der autom. IDs. Wenn ich dann ein Selektionskriterium einfüge (z. B. Jahr), dann nummeriert er nur die für das ausgewählte Jahr gefundenen Sätze, aber leider wieder mit den gleichen laufenden Nummern wie im ersten Versuch. Er sollte aber mit 1 beginnen.

Die zweite Methode (DomAnzahl) dient nur der Erstellung einer laufenden Nummerierung.

Ich denke, das ist noch nicht das, wonach ich gesucht habe.

Danke, daß Du Dir die Zeit für mich genommen hast.

Gruss
Hennes

 

Hallo Hennes,

für eine "chronologisch" zu vergebende lfd. Nummer braucht es eine geeignete Grundlage, bspw. einen Datums- und Zeitwert. Oder wie hast du dir das vorgestellt?

Dabei halte ich es bei der erneuten Durchnummerierung nicht für sinnvoll, bereits vergebene Nummern auszusparen, sie könnten ja rein theoretisch nicht mehr gültig sein. Oder gibt es Abhängigkeiten, die hier berücksichtigt werden müssten?

Allerdings verstehe ich nicht ganz, was du hiermit meinst:

Ist es nicht das was du suchst - eine lfd. Nummerierung deiner Datensätze?

Diese kann man übrigens jederzeit per Abfrage erstellen ohne die Nummer in der Tabelle speichern zu müssen.

 

Code:

ergibt nicht das richtige Ergebnis?
Wobei es mir grad so geht wie Maggie - deiner Beschreibung nach handelt es sich um eine laufende Nummer für einen Teil der Datensätze, oder etwa nicht?
Vielleicht zeigst du mal ein Beispiel (vorher/nachher).
maike

 

Hallo Maggie, hallo Maike,

der fachliche Hintergrund ist folgender: Ich erstelle einen Katalog für Motivbriefmarken (ca. 4000) und sammle die Daten für dessen Herstellung in meiner Datenbank. Die Marken kommen mehrfach, in verschiedenen Ausgabeformen (Einzelmarke, Block, Kleinbogen, Variation) vor. Ich möchte mit meiner Nummerierung nur die Einzelmarke mit dem Motiv (ca. 2000) nummerieren, möchte also dem Sammler ein Kriterium an die Hand geben, mit dem er die Motive einwandfrei unterscheiden kann.

Aber jetzt kommt das fachliche Problem: Es taucht eine neue Marke auf. Die wurde aber nicht heute, sondern schon vor 10 Jahren ausgegeben. Das passiert durchaus bei afrikanischen Staaten, die erst jetzt ihre Marken offiziell "melden". Dann stimmt die Reihenfolge der Motive ab diesem Zeitpunkt nicht mehr. Ich muss also ab dem Erscheinungsdatum dieser neuen Marke alle danach erschienenen Motive um +1 erweitern.

Ich hoffe, daß ich anschaulich schildern konnte, worum es mir geht.

Gruss
Hennes

 

Oder halt alle von Anfang an neu durchnummerieren. Das wäre von Hand mehr Arbeit, aber per Programm die einfachere Variante.
maike

 

Wenn das dein Plan ist, so brauchst du doch einfach nur alle neu durchzunummerieren.

 

Ja, da habt Ihr beide natürlich Recht. Aber auch hier die Frage: Wie bekomme ich die neuen Nummern in die Tabelle? Wie automatisieren?

Ich werde mir die weiter oben angegebene Variante mal durch den Kopf gehen lassen, die Datensätze per Abfrage zu nummerieren. Dann würde bei jeder Produktion des Katalogs die Nummerierung aktualisiert.

Gruss
Hennes

 

Also eine etwas skurrile Lösung könnte das sein:

1. Wenn deine Tabelle ein Autowert-Feld (Bsp. TabID) enthält, dann ändere den Feldtyp in Zahl
2. Tabelle schließen, Änderungen speichern
3. Wieder als Entwurf öffnen und der Tabelle ein neues Autowert-Feld hinzufügen, Name z. B. nn
4. Schließen und speichern
5. Tabelle als Datenblatt öffnen - das Autowert-Feld ist schön bei 1 beginnend hochgezählt
6. Schließen und speichern (zuvor evtl. durchscrollen)
7. im Entwurfsmodus altes Autowert-Feld (TabID) löschen
8. Schließen und speichern
9. Wieder im Entwurfsmodus öffnen und neues Autowert-Feld nn umbenennen in TabID, Primärschlüssel, Zeile nach oben verschieben

Damit würde natürlich die komplette Tabelle einen neuen Autowert erhalten. Punkt 5 müsstest du vielleicht anpassen, sprich eine Abfrage mit deinen Sortier-Kriterien benutzen. Je nach Such-Kriterium dieser Abfrage müsste deine Update-Abfrage (Punkt 7) dann vielleicht lauten ...set meinZäehler = nn + 500... oder so. Aber selbst wenn du keine komplizierten Suchkriterien, sondern nur einfache Sortierkriterien definierst - 4000 Datensätze sind "schwups" durchnumeriert.

Mit diesem Verfahren kannst du einer neuen Marke z. B auch die Nummer 2345.1 (2345,1) verpassen, so dass dieser Datensatz dann mit Order_by nach der Zahl 2345 eingeordnet wird, wobei 2345 eben das passende schon vorhandene Motiv wäre. Voraussetzung: dein Nummern-Feld ist nicht Integer, sondern single oder double, also mit Nachkommastellen. Das könntest du aber auch einfach ändern.

Ist keine elegante Lösung, aber was soll's... *rolleyes.gif*
Mögen mir die SQL-Gurus *entsetzt verzeihen.
Und vor allem: probiere es in einer Kopie deiner DB! *eek.gif*

Dieser zugegeben seltsame, aber durchaus auch bemerkenswerte Trick ist mir vor Jahren eingefallen und hat mir schon oft geholfen. Danach noch die DB "komprimieren und reparieren" und alles ist wieder schön anzusehen.
*cool.gif*

 

Noch eines:
Natürlich ist es nicht besonders nutzerfreundlich, wenn sich die Nummerierung der Marken mit jeder Katalog-Ausgabe ändern würde, denn dann müsste ich als Sammler ja auch Nummern ändern.
Sicher wäre es besser, nachträgliche Marken mit einer Nummer nach dem Schema xxxxx.yyy zu versehen (xxxxx = Motiv, yyy = Ausgabe, Land usw.). So macht es nach meiner Kenntnis auch Michel, wenn z. B. nach Jahren Druck-Abweichungen entdeckt werden.

Nur so als Anmerkung...

 

Hallo,

ein Versuch, die vorangegangenen Ideen zu verdeutlichen...

PS: man kann diese Abfrage auch erweitern, je nach dem, was in der
Zusammenstellung der Katalognummer alles eine Rolle spielt!

 

Herzlichen Dank, Dinkel, für Deine beiden Beiträge. Der erste ist für einen Datenbank-Amateur wie mich genial einfach. Dein zweiter Beitrag hinsichtlich einer sich ändernden Motivnummer ist berechtigt. Allerdings gibt es neben einer chronol. Motivnummer noch eine eindeutige Markennummer. Dennoch macht es mich nachdenklich.

Nochmals Danke an alle, die sich mit meinem Problem beschäftigt haben. Die Anregungen haben mir sehr geholfen.

Ich schließe jetzt den Thread.

Gruss
Hennes