Office: Datenblatt mit Unterdatenblatt nach Excel exportieren

Hallo,

ich habe in Access zwei Tabellen, die über eine Nummer miteinander in Beziehung stehen. Der Aufbau der einen Tabelle gliedert sich in ein Datenblatt, in dem man über ein "+" ein Unterdatenblatt aufklappen kann, die die zweite Tabelle zeigt.

Ich will diese beiden Tabellen einfach nur nach Excel exportieren, ohne dass das Format mit der Untertabelle verloren geht. Das heißt, ich will in Excel ebenfall in einem Tabellenblatt die zweite Tabelle weiter aufklappen können.


So sieht das in etwa aus:

Grundtabelle:

|Nr|Info1|IndexAnfang|IndexEnde
+|100|A|1|4
+|200|D|1|5
+|300|H|1|10

wenn ich auf das "+" vor 200 drücke, dann soll sich die Detailtabelle aufklappen, in der auch Eintragungen erfolgen sollen.

Grundtabelle mit aufgeklappter Detailtabelle:

|Nr|Info1|IndexAnfang|IndexEnde
+|100|A|1|4
+|200|D|1|5
L
NR|INDEX|Info2|Info3|IndexKorrektur
200|1|...|...|_|
200|2|...|...|_|
200|3|...|...|_|
200|4|...|...|_|
200|5|...|...|_|
+|300|H|1|10


Wäre echt nett, wenn mir da jemand helfen könnte.

Viele Grüße,
Mat

 

Hallo,

Du verlangst eigentlich sehr viel von Excel nämlich, dass es über die gleiche Datenbankfunktionalität verfügt wie Access, obwohl es kein Datenbankprogramm ist, sondern eine Tabellenkalkulationsprogramm.

Du hast aber in diesem Punkt Glück, man kann in Excel Deinen Wunsch in etwa nachahmen, aber es bedeutet um einiges mehr Arbeit (gegenüber Access), bis es soweit ist.

1) In Access Deine Haupttabelle öffnen, alle Spalten markieren, die Tastenkombination Strg+C drücken, um die Tabelle in die Zwischenablage zu kopieren.
Nach Excel gehen in das gewünsche Arbeitsblatt, die aktive Zelle in die linke obere Ecke des gewünschten Tabellenbereiches stellen, die Tastenkombination Strg+V drücken, um so die Haupttabelle einzufügen.

2) Zurück nach Access gehen, die Untertabelle anzeigen, Spalten markieren, Tastenkombination Strg+C drücken.
Nach Excel gehen und zwar in das Arbeitsblatt, in das vorhin die Haupttabelle eingefügt wurde. Die aktive Zelle ein paar Zeilen unterhalb der Haupttabelle positionieren (= linke obere Ecke der Untertabelle), Tastenkombination Strg+V drücken, um die Untertabelle einzufügen.

3) Du hattest in Access die beiden Tabellen über ein gemeinsames Feld verknüpft. Daher ist jetzt in Excel Deine nächste Aufgabe, in der 2. Tabelle (Untertabelle), die Spalten so umzureihen, dass auch in der Untertabelle die gemeinsame Spalte mit der Haupttabelle in der gleichen Excel-Spalte zu stehen kommt wie in der Haupttabelle.

4) Da nun das gemeinsame Feld beider Tabellen in derselben Excel-Spalte enthalten ist, kann es jetzt für beide Tabellen in einem Vorgang so umgereiht werden, dass es endgültig in der 1. Spalte (Spalte A) für beide Tabellen zu stehen kommt.

5) In der Spalte rechts daneben (Spalte B) eine Leerspalte einfügen.
In der Haupttabelle in diese Leerzellen das Wort 'Kopf' speichern, in der Untertabelle in diese Leerzellen das Wort 'Detail' speichern.
Das geht am einfachsten, indem Du den jeweiligen Leerbereich markierst, in die Formeleingabezeile das Wort 'Kopf' bzw 'Detail' eingibst und die Tastenkombination Umschalt+Strg+Eingabe drückst.

6) Die Leerzeilen zwischen der Haupttabelle und der Untertabelle entfernen (löschen), sodass ein gemeinsamer Datenbereich entsteht.
Diesen gemeinsamen Datenbereich jetzt sortieren und zwar gleichzeitig: aufsteigend nach der Spalte A und absteigend nach der Spalte B.
Dadurch kommen sämtliche Detaildatenzeilen unterhalb der jeweiligen zugehörigen Kopfdatenzeilen zu stehen.

7) Dann gehst Du ins Excel-Menü 'Daten > Gruppierung und Gliederung > Einstellungen...' und entfernst das Häkchen in der Checkbox 'Hauptzeilen unter Detaildaten', denn Deine Hauptzeilen sind ja über den Detaildaten.

8) Dann beginnst Du von oben und markierst den 1. Zeilenbereich, in dem in Spalte B geschlossen nur das Wort 'Detail' (ohne ein 'Kopf' dazwischen) steht. Dann wählst Du im Excel-Menü 'Daten > Gruppierung und Gliederung > Gruppierung...'
Das machst Du mit allen Zeilenbereichen, in denen in Spalte B geschlossen das Wort 'Detail' steht.

9) Dadurch hat sich am linken Arbeitsblattrand eine Gruppierungszone gebildet mit 2 Gruppierungsebenen. Man kann jetzt zB. alle Detailsätze ausblenden, indem man ganz oben links auf das 1-Symbol klickt; alle Detailsätze werden eingeblendet, indem man dort auf das 2-Symbol klickt.
Unabhängig davon kann man auch einzelne Dateilbereiche ein/ausblenden, indem man neben der dazugehörigen Kopfzeile auf das +/- Symbol klickt.

10) Falls Du die Spalte B, in der die Wörter 'Kopf' bzw. 'Detail' enthalten sind, nicht haben willst, kannst Du diese Spalte auch wieder entfernen (oder ausblenden).

 

Vielen Dank für deine umfangreiche Antwort... jaja ich verlange ähnliche Funktionalität von Excel wie mit Access...

Der Vorteil bei so einer Darstellung ist die Übersichtlichkeit wenn jemand ohne Access- aber dafür mit Excel-Kenntnissen viele Werte einer großen Tabelle einfach ändern soll, also über Strg+C - Strg+V. Das geht nunmal nicht so einfach in Access. Mittlerweile bin ich dabei mein erstes komplexeres Access-Formular zu gestalten, um praktisch eine selbsterklärende Wertänderung für oben genannte Zielgruppe zu ermöglichen. Ich habe dazu mich schon an die Arbeit gemacht, aber habe noch ein paar Problemchen bei der Umsetzung (siehe hier).

Wenn dieses Formular einmal fertig ist, soll bei Öffnung der Access-Datenbank automatisch nur das Eingabeformular erscheinen, ohne das die Struktur der Tabellen Spalten verändert werden dürfen...

Aber momentan scheitert bei mir der Versuch ein Formular mit mehr als einem Unterformular aufzubauen. Dabei will ich eben über Buttuns steuerbare Zwischenabfragen einbauen, mit denen Werte auch mal gesichert werden können, um Änderungen von anderen Personen an den Daten von mir nachzuvollziehen...

Viele Grüße,
Mat