Office: (Office 2016) Dokumentenverwaltung über Access 2016

Hallo,

normalerweise nutze ich Word, Excel, PowerPoint und Outlook im Alltag und habe mit Access eher weniger bis gar nichts zu tun.

Ich muss momentan eine Dokumentenmanagement-Lösung für ungefähr 1.000 bis 1.500 Medien erstellen und verzweifle... *eek.gif* Es handelt sich hauptsächlich um PowerPoint-Präsentationen und Word-Dokumente.

Die gesamten Dokumente sind zwar mittlerweile in einer logischen Ordnerstruktur gespeichert, aber aufgrund der Masse teilweise schlecht zu finden.

Der Problemfall ist nämlich folgender:
Mitarbeiter XY muss einen PowerPoint-Vortrag vorbereiten und recherchiert bzw. erarbeitet alles von Grund auf mühselig neu, obwohl es diesen Content bereits mehrfach gibt.

Meine Idee war:
Die Erstellung einer Access-Datenbank und eines entsprechenden Suchformulars. Mit diesem Formular kann der Ersteller dann schnell seine Abteilung auswählen und entsprechende Dokumente anzeigen lassen, die verlinkt sind. Dann kann er ohne Probleme den benötigten Content aus der Datei kopieren.

Die technische Struktur:
Felder:
ID, Abteilung, Referent/Verfasser, Keywords, Medientyp, Medienverknüpfung (Dateipfad)

Ich habe mir vorgestellt, dass man bei der neuen Eingabe die Abteilung und den Referenten auswählt und sich dann automatisch die entsprechenden Keywords eingrenzen (Könnte man ja über "Nachschlagen und Beziehung" und dann für jede Abteilung eine entsprechende Spalte mit Keywords, die durch die Auswahl der Abteilung eingegrenzt wird).

Da ich kein Experte bin, was Access-Datenbanken angeht, würde ich mich über eine erste Einschätzung von euch und viele hilfreiche Tipps freuen *Smilie

LG

Alex

:)

 

Es sollen nur Keywords aus einer vordefinierten Liste von Keywords vergeben werden können?

 

Hallo CatboyJones,

danke für die Antwort! *Smilie

Am besten Listenauswahl und noch die Möglichkeit, variabel selbst welche zu vergeben..
Dann würde ich praktisch 50 Keywords vorgeben. Wichtig wäre dann halt für den Eingebenden oder Suchenden, dass wenn er Abteilung XY auswählt, sich die Liste bspw. auf die 10 für seine Abteilung passenden Keywords reduziert..

Wie das funktionieren soll, ist mir leider noch nicht so klar... *frown.gif*

 

Moin,
ich würde bei den festen Keywords bleiben, die können ja auf Anfrage dann erweitert werden. Selbst vergeben provoziert Dopplungen, Tippfehler und endlose Listen ... *wink.gif*
Diese Keywords kommen in eine eigene Tabelle mit KeywordID und KeywordText.
Die Abteilungen kommen ebenfalls in eine eigene Tabelle mit AbtID und AbtName.
Dann kannst du in einer dritten Tabelle Abteilung und Keyword einander zuordnen (m:n -Beziehung) und nachher die Listen danach filtern.
Ein Beispiel für solche Beziehungen findest du hier: http://dbwiki.net/wiki/Access_Design..._aufl%C3%B6sen.
Die Dokumente werden dann ebenfalls über eine solche Beziehung den Abteilungen zugeordnet und in einer weiteren Tabelle (1:n) mit den Keywords verknüpft.
maike

 

Das Ganze gibt eine Orgie von m:n Beziehungen, da gibt es große Liebhaber für. *Smilie

Eine Tabelle mit den KeyWords. Nur dort werden die Keywords gespeichert.
KID, Keyword

Eine Tabelle mit den Abteilungen
AID, Abteilung

Eine Referenztabelle für die Zuordnung Keyword zur Abteilung
AID, KID

Dann kannst Du (z.B.) so die Keywords einer Abteilung auflisten:

Code:

Mit der selben Systematik ordnest Du die Keywords den Medien-DS zu.

Gruss
Jones