Office: (Office 2013) Doppelte Einträge im Formular farblich markieren

Hallo an alle,

ich sitze seit einer Woche an folgendem Problem:

Ich habe eine Datenbank für unsere Aufträge erstellt und möchte nun in einem Formular die doppelten Auftragsnummern farblich markieren - ähnlich wie in Excel unter Bedingte Formatierung-doppelte Werte.

Erstmal zum Aufbau meiner Datenbank.
Ich habe eine Backend.accdb Datei auf dem Firmenlaufwerk zu liegen, in der sich alle Tabellen befinden. Und für mehrere Anwender verschiedene Frontend.accdb Dateien.

In der Backend Datei auf dem Firmenlaufwerk befindet sich die Tabelle 01_Aufträge. In dieser Tabelle stehen alle für den Auftrag relevanten Angaben - wie z.B. ID (Primärschlüssel), die Auftragsnummer, welche auch doppelte Einträge enthalten darf, da unser Auftraggeber uns teilweise unter der gleichen Auftragsnummer für mehrere Leistungen beauftragt.
Um dann bei der Abrechnung nicht den Überblick zu verlieren, möchte ich gerne in meinen Formularen die doppelten Einträge farblich markieren.

Meine bisherigen Versuche sehen so aus:

1.
Ich habe mir mit Hilfe einer Duplikaten Abfrage die doppelten Einträge rausgesucht und im Formular in die Abfrage eingebunden um dann über die bedingte Formatierung die doppelten Einträge farblich zu markieren. Hat soweit auch geklappt, aber nun kann ich in dem Formular keine Datenänderungen mehr vornehmen, die Datensätze sind in der Formularansicht gesperrt.
Wenn ich das richtig recherchiert und verstanden habe, liegt das daran, dass die Duplikaten Abfrage nicht aktualisierbar ist.

2.
Eine Auswahlabfrage in der ich einmal die Auftragsnummer gruppiere und in der nächsten Spalte die Anzahl der Auftragsnummer ausgeben lasse.
In der nächsten Auswahlabfrage habe ich mir dann zu jeder ID (Primärschlüssel) aus der Tabelle 01_Aufträge (Verknüpfung zwischen Auftragsnummer Tabelle 01_Aufträge und Auftragsnummer aus vorherigen Auswahlabfrage) die dazugehörige Anzahl der Auftragsnummer geholt.
Als nächstes habe ich eine Tabellen Erstellungsabfrage mit folgenden Angaben: ID, Auftragsnummer, Anzahl von Auftragsnummer generiert.
Um dann mit Hilfe einer Aktualisierung Abfrage die Anzahl der Auftragsnummer in die Tabelle 01_Aufträge zu übernehmen.

Soweit funktioniert es nun, es gibt aber eine gewaltigen Nachteil. Sobald ich Datenänderungen vornehme oder neue Datensätze eintrage muss ich die Tabellen Erstellungsabfrage und Aktualisierungsabfrage ausführen, was ziemlich lange dauert.

Ich hoffe, dass ich mich halbwegs verständlich ausgedrückt habe - ansonsten bitte nachfragen.

Wie ihr sicherlich schon rauslesen konntet, ich kein Profi in Access - aber ich gebe mir Mühe.
Dementsprechend bitte auch die Nachfragen und Antworten einfach formulieren...danke.

Vielen Grüße
Simone

:)

 

prinzipiell muss man das Datenmodell in Zweifel ziehen. Es sollte eine Tabelle Aufträge geben bei der die Auftragsnummer eindeutig ist (=Primärschlüssel) sowie zumindest eine weitere Tabelle in der die Leistungen zu finden sind mit Angabe der Auftragsnummer als Fremdschlüssel. Hier dürfen die Aufträge mehrfach vorkommen. In diesem Fall würde man eine Hauptformular-Unterformular-Konstruktion verwenden mit der Auftragsnummer im HF und den zur jeweiligen Auftragsnummer gehörenden Leistungen im UFO.
Ganz korrekt müsste man 3 Tabellen verwenden:
1.Master-Tabelle: Aufträge
2.Master-Tabelle: Leistungen
Zwischentabelle AufträgeLeistungen mit den Primärschlüsseln aus den beiden Mastertabellen als Fremschlüssel

 

Danke für die schnelle Antwort…Smaug.

Ich habe deinen Vorschlag geprüft und an einer Testdatenbank ausprobiert.
Dabei stoße ich auf zwei Probleme.

1. Bei der Dateneingabe. Mir wird zwar sobald ich die doppelte Auftragsnummer im Eingabeformular eintrage, im Unterformular die schon angelegten Leistungen angezeigt, aber ich kann dort keine weitere Leistung dem Auftrag zuordnen. Und das ist nicht wirklich Benutzerfreundlich – das kann ich meinem Kollegen nicht antun. *depressed
Das Problem ist, dass wir von unserem Auftraggeber nicht unbedingt Zeitgleich mit allen Leistungen beauftragt werden – da liegt manchmal ein halbes Jahr oder länger dazwischen. *entsetzt

2. Wir werden auch oft ohne Auftragsnummer beauftragt...die bekommen wir (hoffentlich) später irgendwann einmal


Ich, die keine Ahnung von Access hat, stelle mir das folgendermaßen vor.
Ich lege in einem Formular einen neuen Datensatz an. Und sobald ich fertig bin, prüft Access ob diese Auftragsnummer schon existiert – wenn ja-dann farblich markieren (oder einen Wert in die Tabelle 01_Aufträge eintragen) – wenn nein-dann alles so lassen.
Beim Primärschlüssel prüft er doch auch gleich…nur soll er bei mir nicht die Eingabe verhindern sondern den Eintrag im Formular farblich markieren


Viele Grüße
Simone

 

Hallo Simone,

falls diese Aggregatfunktion keine allzu große Performance-Bremse ist, kannst Du in der Bedingten Formatierung unter Ausdruck ist schreiben:
Code:

 

Hallo Maxel,

mit diesem Code bin ich schon auf dem richtigen Weg, nur leider funktioniert er nicht mit der Auftragsnummer.

Aber ich habe den Code mal mit der Spalte Ort ausprobiert und da ist alles super, alle doppelten Orte in werden farblich markiert.

Woran kann das liegen? Access bringt mir aber auch keine Fehlermeldung - der Ausdruck wir angenommen aber es passiert nichts.
Liegt es vielleicht daran, dass der Ort als Text und die Auftragsnummer als Zahl formatiert wurde?
Kann das sein? Und wie muss ich den Code dann umschreiben?

Danke für deine Hilfe.

Gruß Simone

 

Hallo!

Die einfachen Hochkommata weglassen: Code:

Wolfgang

 

Ich würde die farbliche Markierung als solche in Frage stellen wollen. Bedingte Formatierung ist schon bei einfachen Kriterien ein Performancekiller.
Man könnte sehr viel leichter durch ein Umsortieren zusammengehörende Datensätze in einen zusammenhängenden Block bringen und/oder durch geeignete Filterung sich gezielt auf interessierende Aufträge beschränken.
Auf diesem Wege kann man sich auch eine Aktualisierbarkeit erhalten.

 

Danke an Alle...das war nun die Lösung...Super *happy

Das nächste Mal frage ich gleich bei euch nach und probiere nicht erst eine Woche lang die wildesten Abfragen aus... *wink.gif*

Ihr seid echt Klasse...danke nochmals...

Gruß Simone