Office: (Office 2003) Formularfelder automatisch ausfüllen

Hallo,
Zurzeut bin ich dabei, an einer Personaldatenbank-Fortbildung zu arbeiten und bin auch noch sehr unerfahren.
Ich habe nur eine Tabelle mit ID (PersNr), Name, Vorname, Abt., Wohnort, Fortbildung, Kennziffer-Fortbildung, Datum ...
Aus der Tabelle habe ich ein Formular erstellt.
Ich möchte dann nur mittels Kombinationsfeld die ID aussuchen und es werden die Felder mit Name, Wohnort und Abteilung automatisch ausgefüllt und die Felder, die sich auf die Fortbildung beziehen bleiben frei, damit ich das manuell eintragen kann.
Ich habe auch nur deshalb eine Tabelle, da ich mit Serienbrief arbeite.
Ich würde mich sehr über Hilfe freuen und wenn was unklar ist, dann einfach bescheid geben.

Grüße

:)

 

Hallo!

Als erstes möchte ich enmerken, das Name ein sehr schlechter Name für ein Feld in Access ist. Name ist ein in Access reserviertes Wort. Am besten benennst Du das Feld gleich jetzt um, z.B. in FamName.

Was Dein Anliegen angeht so gehst Du hier unnötig umständlich vor. Das ergibt sich aus Deinem unzureichenden Datenmodell. Bevor Du weiter arbeitest, solltest Du noch einmal den Aufbau Deiner Tabellen überdenken.

Lies Dich mal bitte in das Thema Datenmodel ein. Einen einfachen Einstieg findest Du hier:
Access-Tutorial: Normalformen

Am Ende wirst Du wahrscheinlich darauf kommen, dass Du mindestens zwei Tabellen anlegen solltest, eine mit den Stammdaten der Mitarbeiter und eine mit den Informationen zur Fortbildung. Daraus ergibt sich dann ein Hauptformular mit den Daten der Mitarbeiter und ein Unterformular mit den Informationen zu den Fortbildungen.

Wenn es sich immer wieder um die selben Fortbildungen handelt, wirst Du wahrscheinlich drei Tabellen verwenden: Eine für die Mitarbeiter, eine für die Fortbildungen und eine, in der Du festhältst, welcher Mitarbeiter an welcher Fortbildung teilgenommen hat.

CU

 

Ich habe 3 Tabellen erstellt. Die tblPersonal (Primär) hat eine 1:n Beziehung zur tblFortbildung. Aber wie soll ich das mit der dritten Tabelle in beziehung setzen? Oder ist mein Vorgang bisher Falsch?
An einem Hauptformular (Personal) und Unterformular (Fortbildung) habe ich auch schon gedacht, aber da das Unterformular sehr umfangreich ist, verliert man schon nach wenigen Fortbildungen bei einem MA den Überblick.
Darum wollte ich speziell alles immer neu anlegen zu jeder Fortbildung und nur bei der eingabe der ID sollen schon die Personaldaten automatisch angezeigt werden.

 

Hallo,
die Beziehungen müssen so wie im Bild angelegt werden.
In der 3. Tabelle werden nur die entsprechenden Fremdschlüssel und das Datum gespeichert.

 

Danke für die Hilfe.
Meine Personalfelder füllen sich super automatisch aus.
Aber jetzt kommt die nächste Frage. Ist es bei den Personalfeldern auch möglich, neue anlegen zu können oder muss ich die Personalfelder immer in tblPersonal bearbeiten?
Ich meine, wenn ich einen neuen Datensatz erstelle und eine neue ID eingebe mit neuen Personaldaten, in das Formular mit Personaldaten und Fortbildung.

 

Hallo,
das hängt vom Formular bzw. dessen Datenherkunft ab. Wie ist jetzt das Tabellenkonzept realisiert und wie ist das Formular aufgebaut?

 

nein falls du alles richtig gemacht hast für neue Datensatz/Mitarbeiter/Personal wird wohl dein Hauptformular zuständig sein.
auf Tabelenebende brauchst du nicht mehr zugreifen

Es sei den fehlen dir auf HF die entsprechend eingebundene Steuerungselemente? (das meinst Du?)
Falls du das meinst also brauchst neue "Felder" um Infos zu speichern die Du zuvor nicht im Tabelle oder
auf dem Hauptformular erstellt hast, dann musst Du die schon erst im Tabelle einlegen,
dann im vorhandenem Formular zufügen und ganz wichtig am Deine Tabelle bzw. Abfrage einbinden.

 

Ich habe nur ein Formular, ohne Unterformular. Es ist quasi nach tblPersFortbildung aufgebaut (lt. Entwurfs-Assistent)
Die PersID habe ich von tblPersFortbildung und die sonstigen Personaldaten sind ganz normal von tblPersonal.
Die felder für die Fortbildung habe ich von der tblFortbildung.

 

Hallo,
wenn Du ein Hauptformular machst für die Person und darin eine Ufo für die Fortbildung kannst Du im Hafo auch eine Person anlegen.

Wobei aber davon abzuraten ist. Im Regelfall ist es besser zur Pflege der Personen ein eigenes Formular anzulegen.
Zumal das Anlegen neuer Personen ja nicht so häufig ist.

Zu Deinem jetzigen Tabellenaufbau/Struktur hast Du nichts gesagt.

 

Ich weiss nicht genau, was du mit Tabellenstruktur meinst .. aber vllt hilft das.

 

Hallo,
wenn Du eine Hafo machst und darin ein Ufo kannst Du die Fortbildungen im Ufo eintragen und gleichzeitig auch neue Personen anlegen.
Das Feld Bezeichnung ist in der mittleren Tabelle überflüssig und Datum in der Fortbildungstabelle.

 

Daran habe ich auch schon gedacht.
Aber wenn die Fortb. im Ufo stehen ist das wie eine Tabelle aufgebaut und es werden neue Fortbildungen unten drunter angehängt.
Da bei mir die Fortbildungen noch weit aus umfangreicher sind, als im Beispiel, mit Ausweichterminen etc. wollte ich einen MA und eine Fortbildung in einem Datensatz als Formular angezeigt bekommen.
Bei einerm Unterformular würde sich das ganze wie bei einer Tabelle sehr weit nach rechts ausstrecken.

 

Hallo,
das Unterformular lässt sich wie ein ganz normales Formular darstellen, nicht wie eine Tabelle. Das kannst Du in den Eigenschaften einstellen.

 

Wie kann man das bei den Eigenschaften einstellen? *Smilie
Und man kann dann auch einstellen, das nur eine Fortbildung bei einem Datensatz angezeigt wird?

 

Hallo,
stelle die Standardansicht in den Formateigenschaften des Formulars auf "Einzelnes Formular", das wars.