Office: Mit Pivot-Daten in anderen Tabellenblättern weiterrechnen

Hallo zusammen,

nachdem ich schon viele nützliche Tipps und Hilfestellungen hier im Forum gefunden habe (danke dafür auch von mir), stoße ich jetzt an meiine Grenzen.

Es geht um folgendes:

Mit einer XLS soll die Angebotskalkulation untersützt werden.
Ich habe eine XLS Tabelle erstellt, die mit einer SharePoint-Tabelle verbunden ist. Aus dieser SP-Tabelle holt sich die XLS die Daten und stellt sie als Pivot-Tabelle dar. Soweit so gut.

In der XLS kann ich die Daten der SP-Liste filtern, z. B. nach Kunde oder Projektnummer, so dass immer nur ein bestimmtes Projekt die relevanten Schätzdaten (Aufwand) aus der SP-Liste geholt werden. Pro Projekt wird dann eine XLS abgespeichert, so dass die Daten nachvollziehbar bleiben.

In der SP-Liste frage ich u.a. ab: Arbeitspaket, Abteilung, Aufwand (Stunden) und Tagessatzkategorie (1 - 4)

Nun möchte ich mit einigen Zahlen in der Pivot-Tabelle weiterrechnen, z. B. um aus einer Kategorie und einem Aufwand ein Honorar zu errechnen. Die Tagessätze, die zu den bestimmten Kategorien gehören, sind projektabhängig, und in der XLS Tabelle selber hinterlegt.

Meine Frage: wie krieg ich das allgemeingültig hin? Ich hab schon diversers ausprobiert, aber so richtig überzeugend ist es nicht.

Ansatz 1: SVERWEIS neben der Pivot-Tabelle. Klappt bei Ersterstellung ganz gut, nur sobald ich die Pivot aktualisiere, entstehen Lücken, in denen der SVERWEIS nicht eingetragen ist (in den neuen Zeilen der Pivot).

Ansatz 2: 1:1 kopieren der Pivot-Spalten auf ein neues Arbeitsblatt (mit "=Pivot!Zelle") und dort weiterrechnen.

Meine Frage: bin ich auf dem richtigen Weg? Wäre es günstiger, gar nicht mit Pivot-Tabellen zu arbeiten, sondern z. B. mit Tabellen? oder einen ganz anderen Ansatz zu wählen?

Danke für eure Einschätzung!

Gruß

Benno

 

Hallo!

Wirf mal einen Blick auf die Funktion PIVOTDATENZUORDNEN.
Wenn ich dich richtig verstanden habe, dann könnte dir diese Funktion weiterhelfen.

 

Hallo Benno,

ich habe zuerst eine Frage:
1) Wenn Du die aktive Zelle irgendwo außerhalb der Pivottabelle platzierst und dort "=" eingibst (um mit einer Formeleingabe zu beginnen) und dann die aktive Zelle in den Pivottabellenbereich verschiebst, so müsste automatisch die Funktion =PIVOTDATENZUORDNEN(div.Parameter) erscheinen. Diese Funktion ist sehr leistungsfähig und erlaubt es, bequem von außerhalb der Pivottabelle mit den möglichen/nötigen Filterbedingungen auf die Tabelle zuzugreifen.

2) Falls diese Funktion nicht erscheint (und ich habe den Eindruck, dass sie das nicht tut), musst Du die entsprechende Checkbox in den Excel-Optionen einschalten:
Office-Button > Button "Excel-Optionen" > Formeln > Rechts im Abschnitt "Arbeiten mit Formeln" die Checkbox "GetPivotData-Funktionen für PivotTable-Bezüge verwenden" anhaken.

3) Wenn Du dann Punkt 1) ausführst, wirst Du sehen, dass in Abhängigkeit der Positionen der aktiven Zelle in der Pivottabelle die Funktion PIVOTDATENZUORDNEN(..) automatisch mit den passenden Kriterien erscheint.
Ist dieser Funktionsbezug einmal passend erstellt, funktioniert er immer, es sei denn, die Struktur der Pivottabelle würde geändert.

 

Danke für die Tipps.

In der Tat hatte ich die Variante noch nicht in Betracht gezogen. Tja, wenn man einmal auf dem Holzweg ist....

Gruß

Benno

 

Pivot-Daten weiterverarbeiten - immer noch hakelig

Hallo zusammen,

die vorgeschlagene Funktion "Pivotdatenzuordnen" hab ich genutzt. Dabei zwei Probleme:

1. Nach dem Einfügen der Formel öffnet XLS 2007 ein Dialogfeld mit dem Header "Pivotdaten aktualisieren" - hier soll ich offenbar eine Datenquelle angeben. Die ist der XLS aber schon bekannt - nämlich eine SharePoint-Liste. Was tun?

2. Ich bin mir immer noch nicht so sicher, ob das Verfahren mit Pivotdatenzuordnen in meinem konkreten Fall funktionieren würde, denn:

Ich habe eine SP-Liste, in die Schätzdaten eingetragen werden sollen: Modul, Arbeitspaket, Dauer. z. B. Modul: "Initialisierung", AP : "System einrichten", Dauer "2". Und zwar für alle Projekte. Angegeben wird auch die Projektnummer, so dass ich mit einem Filter die relevanten Projekte anzeigen lassen kann. Für jede Schätzung ändern sich Modul- AP und Dauer-Werte.

Wenn ich mit Pivotdatenzuordnen arbeite, und z. B. die Summe aller APs für das Modul Initialisierun referenzieren will, so steht in der Formel:
=PIVOTDATENZUORDNEN("S. erwartet (h)";'Pivot-Auswertung'!$A$5;"Modul";"Installation"). Der Knackpunkt ist die Bezeichnung "Installation" - denn die gibt es ja nur in dieser speziellen Filterung der Pivotdaten. In einem anderen Projekt gibt es andere Module, die auch anders heißen.

Wie kriege ich es jetzt hin, dass ich allgemeingültig von der Summe der PT für ein beliebiges Modul ausrechnen lassen kann, wie viel das Modul kostet?

Danke für sachdienliche Hinweise :)

Gruß

Benno

 

Hallo Benno,

Die Automatik mit der Funktion PIVOTDATENZUORDNEN(...), die Excel anbietet, um von außerhalb zuverlässig und bequem auf Teilsummen einer Pivottabelle zuzugreifen, dient ja meist nur als 1. Ansatz.
Da Du ja eh wissen wirst, für welches Modul Du jetzt eine Summe aus der Pivottabelle brauchst, kannst Du natürlich die Textkonstante "Installation" in der Formel durch einen Zellbezug ersetzen, mit dem Du auf die aktuelle Modulbezeichnung verweist.
Angenommen, Du hast in Zelle M10 die Bezeichnung des Moduls gespeichert, dessen Summe Du benötigst aus der Pivottabelle. Dann wäre die von Dir angeführte Funktion PIVOTDATENZUORDNEN(...) folgendermaßen abzuändern:
=PIVOTDATENZUORDNEN("S. erwartet (h)";'Pivot-Auswertung'!$A$5;"Modul";M10)

 

DOH! :)

Danke. Ich muss mich mit der für mich neuen PIVOTDATENZUORDNEN-Welt erst anfreunden.

Danke!

Ich hab übrigens mittlerweile mittels eines Umwegs das gewünschte Verhalten hinbekommen: aus der SP-Liste in eine Tabelle, dort die gewünschten Berechnungen in separaten Spalten durchführen und DANN aus der XLS-Tabelle eine Pivot-Tabelle ableiten...fühlt sich für mich deutlich einfacher an, und die "Zwischentabelle" blend ich einfach aus.

Chachacha.

Gruß

Benno