Office: Nachverfolgen potenzieller Verkaufschancen in Business Contact Manager

Nachverfolgen potenzieller Verkaufschancen in Business Contact Manager
Outlook 2013 Outlook 2010 Office 2010 Mehr... Weniger In einem Verkaufschancendatensatz werden Informationen zu potenziellen Verkaufsaufträgen gespeichert. Mithilfe eines Verkaufschancendatensatzes können Sie Ihre sich entwickelnde Geschäftsbeziehung mit einem aktuellen oder potenziellen Kunden nachverfolgen.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie mithilfe von Verkaufschancendatensätzen detaillierte Informationen zu den Produkten oder Diensten aufzeichnen können, die für Ihre Kunden und Kundeninteraktionen von Interesse sind.

Was möchten Sie tun?
Erstellen eines Verkaufschancendatensatzes

Öffnen eines Verkaufschancenformulars

Ausfüllen des Verkaufschancenformulars

Anpassen von Listen auf dem Verkaufschancenformular

Anpassen von Vertriebsphasen und Vertriebsaktivitäten

Löschen von Vertriebsphasen und Vertriebsaktivitäten

Bearbeiten eines Verkaufschancendatensatzes

Ändern der mit einem Verkaufschancendatensatz verknüpften Firma oder des Geschäftskontakts

Verknüpfen von Kommunikationshistorienelementen mit einem Verkaufschancendatensatz

Zuweisen einer Verkaufschance an einen Kollegen

Markieren einer Verkaufschance als erledigt

Nachverfolgen der zum Erledigen oder Gewinnen einer Verkaufschance erforderlichen Aufgaben

Erstellen eines Verkaufschancendatensatzes
Sie müssen jeden von Ihnen erstellten Verkaufschancendatensatz mit einem Firma- oder Geschäftskontaktdatensatz verknüpfen. Sie können einem Verkaufschancendatensatz Kommunikationshistorienelemente wie Geschäftsnotizen, Aufgaben, Termine, Gesprächsnotizen und Dateien hinzufügen, um Ihre Kundeninteraktionen nachzuverfolgen. Diese Historienelemente werden auch dem Verlauf der verknüpften Firma oder des verknüpften Geschäftskontakts hinzugefügt.

Wenn Sie die enthaltenen Vertriebsphasen und -aktivitäten anpassen möchten, lesen Sie Anpassen von Vertriebsphasen und Vertriebsaktivitäten. Wenn Sie das Verkaufschancenformular durch Hinzufügen oder Entfernen von Feldern anpassen möchten, lesen Sie Erstellen und Anpassen von Datensatztypen und Listen.

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Öffnen eines Verkaufschancenformulars

1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Vertrieb.
   
   
2. Wenn Sie ein neues, leeres Verkaufschancenformular öffnen möchten, klicken Sie im Menüband auf Neue Verkaufschance.
   
   
3. Wenn Sie einen vorhandenen Verkaufschancendatensatz öffnen möchten, doppelklicken Sie auf der Registerkarte Verkaufschancen auf den zu öffnenden Verkaufschancendatensatz.
   
   

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Ausfüllen des Verkaufschancenformulars

1. Geben Sie die Informationen ein, die Sie auf dem Verkaufschancenformular aufzeichnen möchten, oder wählen Sie diese aus.
   
   Das Formular umfasst die folgenden Seiten:
   
   Allgemein: Diese Seite enthält allgemeine Informationen zur Verkaufschance sowie den Status, die Quelle und finanzielle Bedingungen.
   
   Verkaufschanceninformationen:
   
   • Verkaufschancentitel (erforderlich): Geben Sie einen Namen für die Verkaufschance ein.
     
     
   • Zugewiesen an: Klicken Sie auf den Namen der Person, die die Verkaufschance nachverfolgt und schließt.
     
     In der Liste Zugewiesen an sind nur die Namen der Mitarbeiter enthalten, für die Sie Ihre Business Contact Manager-Datenbank freigegeben oder denen Sie den Zugriff darauf erteilt haben. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Namen und zum Freigeben der Datenbank finden Sie unter Freigeben der Business Contact Manager-Daten für andere Benutzer.
     
     
   • Typ: Klicken Sie auf den Typ des potenziellen Verkaufsauftrags für den Datensatz.
     
     
   Verknüpfte Firma oder verknüpfter Geschäftskontakt
   
   • Verknüpfen mit (erforderlich): Klicken Sie auf die Schaltfläche Verknüpfen mit, um eine Firma oder einen Geschäftskontakt auszuwählen, die/der mit dieser Verkaufschance verknüpft werden soll. Weitere Informationen zum Ausfüllen des Dialogfelds finden Sie unter Auswählen eines zu verknüpfenden Business Contact Manager-Datensatzes.
     
     Hinweis: Eine Verkaufschance kann jeweils nur mit einem Datensatz vom Typ "Firma" oder "Geschäftskontakt" verknüpft werden.
     
     
   Verkaufsinformationen:
   
   • Wahrscheinlichkeit: Geben Sie einen Prozentsatz ein, der die Wahrscheinlichkeit darstellt, mit der sich die Verkaufschance zu einem Verkauf entwickelt. Der Prozentwert für die Wahrscheinlichkeit wird verwendet, um den erwarteten Umsatz basierend auf der Gesamtanzahl der Produkte und Dienste zu berechnen, die im Abschnitt Produkte und Dienste aufgeführt sind.
     
     
   • Erwarteter Umsatz: Der erwartete Umsatz wird anhand des Prozentwerts für die Wahrscheinlichkeit und der Gesamtanzahl der im Abschnitt Produkte und Dienste aufgeführten Produkte und Dienste automatisch berechnet.
     
     
   • Abschlussdatum: Klicken Sie auf das Datum, an dem Sie einen Verkauf erwarten.
     
     
   • Zahlungsbedingungen: Klicken Sie auf die Methode, die der Kunde zum Bezahlen der Produkte oder Dienste verwenden wird.
     
     
   • Ablaufdatum: Klicken Sie auf das Datum, an dem das Angebot abläuft.
     
     
   • Lieferdatum: Klicken Sie auf das Lieferdatum, das Sie dem Kunden anbieten.
     
     
   Produkte und Dienste:
   
   Fügen Sie die Produkte und Dienste hinzu, die den Kunden interessieren.
   
   Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   
   • Hinzufügen : Klicken Sie auf Hinzufügen, um ein neues Produkt oder einen neuen Dienst hinzuzufügen.
     
     Geben Sie im Dialogfeld Produkt oder Dienst hinzufügen die gewünschten Informationen ein, oder wählen Sie die Informationen aus. Weitere Informationen zum Ausfüllen des Formulars "Produkt oder Dienst hinzufügen", finden Sie unter Verwalten von Produkten und Diensten in Business Contact Manager.
     
     
   • Bearbeiten: Wenn Sie ein Element ändern möchten, klicken Sie auf das Element, und klicken Sie dann auf Bearbeiten.
     
     
   • Entfernen: Wenn Sie ein Element aus der Liste löschen möchten, klicken Sie auf das Element, und klicken Sie dann auf Entfernen.
     
     
   Quellinformationen:
   
   • Quelle: Klicken Sie auf die Quelle der Verkaufschance, z. B. den Typ der Marketingaktivität, die den Namen des Kunden oder die Verkaufschance ergeben hat.
     
     
   • Initiiert von: Klicken Sie auf diese Option, um den Namen der Firma, des Geschäftskontakts oder der Marketingaktivität auszuwählen, die/der diese Verkaufschance ergeben hat.
     
     Der Name der Marketingaktivität wird verwendet, um die Anzahl der Verkaufschancen nachzuverfolgen, die sich aus einer bestimmten Aktivität ergeben haben. Wenn Sie auf den Namen einer Marketingaktivität in diesem Feld klicken, fügt Business Contact Manager für Outlook die Verkaufschance zur Seite Nachverfolgen der Marketingaktivität hinzu.
     
     
   • Mitbewerber: Geben Sie die Namen sämtlicher Mitbewerber ein, um daran erinnert zu werden, deren Preise zu prüfen, damit Sie einen besseren Preis oder eine bessere Dienstleistung anbieten können.
     
     
   Vertriebsphase und -aktivitäten
   
   • Vertriebsphase: Wählen Sie die Vertriebsphase der Verkaufschance aus, damit Sie den Fortschritt nachverfolgen können.
     
     Sie können diese Liste anpassen, um Informationen zur Vertriebsphase einzubeziehen, die für Ihr Unternehmen eindeutig sind. Klicken Sie auf Diese Liste bearbeiten, und gehen Sie gemäß der Beschreibung unter Anpassen von Vertriebsphasen und Vertriebsaktivitäten vor.
     
     Durch Auswählen der Vertriebsphasen Erledigt/Gewonnen oder Erledigt/Verloren wird der Datensatz als schreibgeschützte Datei gesperrt. Bei Auswahl von Erledigt/Gewonnen wird die Wahrscheinlichkeit auf 100 % festgelegt, und bei Auswahl von Erledigt/Verloren wird die Wahrscheinlichkeit auf 0 % festgelegt.
     
     
   • Erinnerung: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung, um Outlook-Erinnerungen zu dieser Verkaufschance zu erhalten. Klicken Sie auf das Datum und die Uhrzeit, an dem/zu der die Sie erinnert werden möchten.
     
     
   Details: Diese Seite enthält Kommentare oder Notizen zur Verkaufschance.
   
   Sie können Kommentare aus anderen Dateien einfügen oder Kommentare direkt zum Datensatz hinzufügen. Wenn Sie das Datum und die Uhrzeit aufzeichnen möchten, an dem/zu der Sie einen Kommentar hinzugefügt haben, klicken Sie auf Zeitstempel hinzufügen.
   
   Historie: Auf der Seite "Historie" werden alle Kommunikationshistorienelemente aufgelistet, die mit dem Verkaufschancendatensatz verknüpft sind.
   
   Sie können eine detailliertere Historie für die Verkaufschance erstellen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Neu, und verknüpfen Sie dann ein Element (z. B. eine Geschäftsnotiz, Gesprächsnotizen, einen Termin oder eine Aufgabe) mit dem Datensatz.
   
   
2. Wenn Sie das Formular ausgefüllt haben, klicken Sie auf Speichern und schließen.
   
   
3. Geben Sie die Informationen ein, die Sie auf dem Verkaufschancenformular aufzeichnen möchten.
   
   
4. Klicken Sie nach Eingabe aller gewünschten Informationen auf dem Formular auf Speichern und schließen.
   
   Wenn Sie mehrere Verkaufschancendatensätze erstellen, klicken Sie auf Speichern und neu, um die Änderungen zu speichern und ein neues Verkaufschancenformular zu öffnen.
   
   

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Anpassen von Listen auf dem Verkaufschancenformular
Business Contact Manager für Outlook verwendet viele Standardgeschäftsbedingungen und -begriffe, Sie können jedoch auch eigene Verkaufsbedingungen, Vergütungssätze und andere Elemente mit bestimmten Informationen erstellen, die für Ihr Unternehmen erforderlich sind.

Jede anpassbare Liste enthält die Option Diese Liste bearbeiten. Wählen Sie diese Option aus, um ein Dialogfeld zu öffnen, in dem Sie Ihre Geschäftsterminologie hinzufügen oder bearbeiten können. Auf dem Verkaufschancenformular können Sie Listen für die folgenden Felder anpassen: Typ, Zahlungsbedingungen, Quelle und Vertriebsphase.

Ausführliche Informationen zum Anpassen von Listen finden Sie unter Erstellen und Anpassen von Datensatztypen und Listen.

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Anpassen von Vertriebsphasen und Vertriebsaktivitäten
In Business Contact Manager für Outlook können Sie alle Aufgaben nachverfolgen, die Sie ausführen müssen, wenn Sie einen Lead (potenziellen Kunden) in einen tatsächlichen Kunden umwandeln möchten. Auf dem Leadformular wird ein Standardsatz von Vertriebsphasen und -aktivitäten bereitgestellt, und Sie können diese Daten entsprechend Ihren geschäftlichen Anforderungen anpassen.

Hinweis:  Nur der Datenbankbesitzer kann Vertriebsphasen und Vertriebsaktivitäten anpassen.

Als Datenbankbesitzer können Sie den Namen und die Reihenfolge von Vertriebsphasen ändern und den Namen, die Reihenfolge oder die Dauer von Vertriebsaktivitäten in jeder Vertriebsphase aktualisieren. Darüber hinaus können Sie auch Erinnerungen für Vertriebsaktivitäten festlegen.

1. Öffnen Sie das Dialogfeld Vertriebsphasen und Vertriebsaktivitäten ändern, indem Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:
   
   
2. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Start in der Gruppe Anpassen auf Vertriebsphase.
   
   
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. Klicken Sie auf der Registerkarte Business Contact Manager auf Anpassen, und klicken Sie dann auf Vertriebsphasen und Vertriebsaktivitäten ändern.
   
   
4. Wenn Sie dem Prozess eine neue Phase hinzufügen möchten, klicken Sie auf Eine Vertriebsphase hinzufügen, geben Sie einen Namen für die neue Vertriebsphase ein, und klicken Sie dann auf OK. Verwenden Sie die Pfeilschaltflächen, um die Vertriebsphase in der Liste nach oben oder unten zu verschieben.
   
   
5. Wenn Sie einer Vertriebsphase einen Schritt hinzufügen möchten, klicken Sie auf Eine Vertriebsaktivität hinzufügen, geben Sie einen Namen für die Aktivität ein, und klicken Sie dann auf die Dauer, die für die Aktivität vorgesehen ist. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Eine Vertriebsaktivität hinzufügen zu schließen, und verwenden Sie dann die Pfeilschaltflächen, um die Aktivität in der Liste nach oben oder unten zu verschieben.
   
   
   
   
   
   
6. Wenn Sie eine Vertriebsphase oder eine Vertriebsaktivität in der Liste ändern möchten, klicken Sie in der Liste auf das Element, und klicken Sie dann auf Bearbeiten. Aktualisieren Sie in dem sich daraufhin öffnenden Dialogfeld die entsprechenden Informationen, und klicken Sie dann auf OK.
   
   

Die Vertriebsphasen Erledigt/Gewonnen und Erledigt/Verloren können nicht bearbeitet werden.

1. Wenn Sie die Liste neu anordnen möchten, klicken Sie auf eine Vertriebsphase oder Vertriebsaktivität, und verwenden Sie dann die Pfeilschaltflächen, um das Element in der Liste nach oben oder unten zu verschieben. Wenn Sie eine Vertriebsphase verschieben, werden alle ihr zugeordneten Vertriebsaktivitäten ebenfalls verschoben.
   
   
2. Ein Häkchen zeigt an, welche Vertriebsphase die Standardvertriebsphase für alle neuen Verkaufschancendatensätze ist. Wenn Sie eine andere Standardvertriebsphase festlegen möchten, klicken Sie auf die zu verwendende Phase, und klicken Sie dann auf Als Standard. Wenn Sie die Standardeinstellung entfernen möchten, klicken Sie auf die Vertriebsphase, und klicken Sie dann auf Standard löschen.
   
   
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Erinnerungen für die einzelnen Vertriebsaktivitäten zu erstellen, für die eine bestimmte Dauer angegeben ist. Die Erinnerungen werden auf dem Verkaufschancenformular angezeigt.
   
   

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Löschen von Vertriebsphasen und Vertriebsaktivitäten
Das Entfernen einer Vertriebsphase oder Vertriebsaktivität aus Business Contact Manager für Outlook kann Auswirkungen auf die Informationen in den aktuellen Verkaufschancendatensätzen haben.

Beim Löschen einer Vertriebsaktivität wird die Aktivität aus der Liste sowie aus den Datensätzen entfernt, die diese Aktivität enthielten. Alle Verkaufschancendatensätze, in denen die gelöschte Aktivität enthalten war, zeigen diese nicht mehr an, auch wenn die Aktivität im Datensatz als erledigt markiert gewesen ist.

Beim Löschen einer Vertriebsphase wird die Phase aus der Liste entfernt, und in jedem Datensatz, der die Phase verwendet hat, wird ein leerer Eintrag erstellt. In einem Verkaufschancendatensatz, der in der gelöschten Vertriebsphase enthalten war, wird beispielsweise ein leeres Feld Vertriebsphase angezeigt, wenn der Datensatz erneut geöffnet wird. Wenn Sie eine Vertriebsphase löschen, können Sie auswählen, ob sie durch eine andere Vertriebsphase oder durch ein leeres Feld ersetzt werden soll. Wenn Sie die Phase durch eine andere Vertriebsphase ersetzen, können Sie die Aktivitäten dieser Phase zur Ersatzphase hinzufügen. Andernfalls werden die Aktivitäten zusammen mit der Vertriebsphase gelöscht.

1. Öffnen Sie das Dialogfeld Vertriebsphasen und Vertriebsaktivitäten ändern, indem Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:
   
   
2. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Start in der Gruppe Anpassen auf Vertriebsphase.
   
   
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. Klicken Sie auf der Registerkarte Business Contact Manager auf Anpassen, und klicken Sie dann auf Vertriebsphasen und Vertriebsaktivitäten ändern.
   
   
4. Wenn Sie eine Vertriebsaktivität löschen möchten, wählen Sie die Aktivität in der Liste aus, und klicken Sie dann auf Löschen.
   
   
5. Wenn Sie eine Vertriebsphase löschen möchten, wählen Sie die Phase in der Liste aus, und klicken Sie dann auf Löschen. Wählen Sie im Dialogfeld Element löschen eine andere Vertriebsphase aus, die die gelöschte Phase ersetzen soll, oder lassen Sie das Feld Ersetzen durch leer.
   
   
6. Wenn Sie eine Ersatzvertriebsphase auswählen, können Sie anschließend das Kontrollkästchen aktivieren, um alle Vertriebsaktivitäten aus der gelöschten Vertriebsphase in die Ersatzvertriebsphase zu verschieben. Die Aktivitäten werden am Anfang der Liste der vorhandenen Aktivitäten hinzugefügt, und Sie können sie mithilfe der Pfeilschaltflächen neu anordnen.
   
   

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Bearbeiten eines Verkaufschancendatensatzes

1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Vertrieb.
   
   
2. Doppelklicken Sie im Arbeitsbereich auf der Registerkarte Verkaufschancen auf den Datensatz, den Sie öffnen möchten.
   
   Sie können die Informationen eines Datensatzes anzeigen, ohne ihn zu öffnen, indem Sie den Arbeitsbereich "Vertrieb" verwenden. Klicken Sie auf einer beliebigen Registerkarte auf den Datensatz, der Sie interessiert. Die Details zu diesem Datensatz werden im Lesebereich angezeigt. Weitere Informationen zum Arbeitsbereich "Vertrieb" finden Sie unter Verwalten von Business Contact Manager-Arbeitsbereichen.
   
   
3. In einem geöffneten Datensatz können Sie die folgenden Aktionen ausführen:
   
   • Sie können die Informationen bearbeiten. Geben Sie die neuen Informationen ein, und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor. Klicken Sie auf Speichern und schließen, wenn Sie alle Änderungen vorgenommen haben.
     
     
   • Sie können den Datensatz drucken.
     
     Wo befindet sich der Befehl "Drucken"?
     
     Klicken Sie auf die Registerkarte Datei. Klicken Sie auf die Registerkarte Drucken, und klicken Sie dann auf die gewünschten Optionen.
     
     
   • Sie können eine E-Mail-Nachricht an die verknüpfte Firma oder an den verknüpften Geschäftskontakt senden. Klicken Sie in der Gruppe Kommunikation auf E-Mail.
     
     
   • Sie können einen Termin mit der Firma oder dem Geschäftskontakt einrichten. Klicken Sie in der Gruppe Kommunikation auf Besprechungsanfrage.
     
     
   • Sie können den Datensatz kategorisieren. Klicken Sie in der Gruppe Kategorien auf Kategorisieren, und klicken Sie dann auf die Kategorie, die Sie diesem Datensatz hinzufügen möchten. Informationen zum Kategorisieren von Datensätzen finden Sie unter Verwenden von Datensätzen in Business Contact Manager.
     
     
   • Sie können den Datensatz löschen. Klicken Sie auf Löschen.
     
     

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Ändern der mit einem Verkaufschancendatensatz verknüpften Firma oder des Geschäftskontakts

1. Klicken Sie im Navigationsbereich unter Business Contact Manager auf Vertrieb.
   
   
2. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Verkaufschancen auf den Verkaufschancendatensatz, den Sie ändern möchten.
   
   
3. Klicken Sie unter Verknüpfte Firma oder Geschäftskontakt auf Verknüpfen mit.
   
   
4. Klicken Sie im Dialogfeld Mit Firma oder Geschäftskontakt verknüpfen in der Liste Elementtyp auf den Datensatztyp, z. B. Firmen oder Alle Geschäftskontakte.
   
   
5. Klicken Sie in der Liste auf den Datensatz, den Sie verknüpfen möchten. Oder geben Sie im Feld Suchen einen Namen ein, um nach einem Datensatz zu suchen.
   
   Wenn Sie einen neuen Datensatz hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, und füllen Sie dann das Formular aus.
   
   
6. Klicken Sie auf Verknüpfen mit, um die Firma oder den Geschäftskontakt hinzuzufügen, und klicken Sie dann auf OK, um zum Verkaufschancendatensatz zurückzukehren.
   
   
7. Klicken Sie auf Speichern und schließen.
   
   

Hinweis: Eine Verkaufschance kann jeweils nur mit einem Datensatz vom Typ "Firma" oder "Geschäftskontakt" verknüpft werden.

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Verknüpfen von Kommunikationshistorienelementen mit einem Verkaufschancendatensatz
Jede Art von Kommunikation, die sich auf eine Verkaufschance bezieht, kann ganz einfach mit dem Datensatz verknüpft werden, sodass Sie alle Kundenkontakte nachverfolgen können. Wenn Sie die Firma oder den Geschäftskontakt anrufen, die/der mit dem Verkaufschancendatensatz verknüpft ist, erstellen Sie eine Gesprächsnotiz. Wenn Sie aus einer Besprechung kommen, geben Sie die entsprechenden Informationen in eine Geschäftsnotiz oder in die ursprüngliche Outlook-Besprechungsanfrage ein. Vereinbaren Sie eine Besprechung mit Ihrem Kunden, und verknüpfen Sie dann den Termin mit dem Verkaufschancendatensatz.

Alle Kommunikationshistorienelemente, die Sie aus einem geöffneten Verkaufschancendatensatz erstellen, werden automatisch mit dem Datensatz verknüpft.

Gehen Sie wie folgt vor, um ein Kommunikationshistorienelement zu erstellen, das automatisch mit einem Verkaufschancendatensatz verknüpft wird.

1. Öffnen Sie ein Verkaufschancenformular.
   
   
2. Klicken Sie im Menüband auf der Registerkarte Start in der Gruppe Anzeigen auf Historie.
   
   
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu, und klicken Sie dann auf eines der folgenden Elemente:
   
   • Geschäftsnotiz
     
     
   • Gesprächsnotizen
     
     
   • Aufgabe
     
     
   • E-Mail-Nachricht
     
     
   • Termin
     
     
   • Datei
     
     
   Sie können keine neue Datei erstellen. Sie können aber eine Datei auf Ihrem Computer auswählen, die mit dem Verkaufschancendatensatz verknüpft werden soll.
   
   
4. Füllen Sie das Formular für das neue Element aus, und klicken Sie dann entweder auf Speichern und schließen oder auf Senden. 
   
   

Wenn Sie eine vorhandene E-Mail-Nachricht oder einen Termin mit einem Verkaufschancendatensatz verknüpfen möchten, öffnen Sie die E-Mail-Nachricht oder den Termin, und klicken Sie dann im Menüband auf Mit Datensatz verknüpfen. Klicken Sie in der Liste Elementtyp auf Verkaufschancen, und klicken Sie dann auf die Verkaufschance, mit der Sie die E-Mail-Nachricht oder den Termin verknüpfen möchten.

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Zuweisen einer Verkaufschance an einen Kollegen
Business Contact Manager für Outlook speichert Ihre Geschäftsdaten in einer Datenbank. Ein Verkaufschancendatensatz kann jeder Person zugewiesen werden, für die Sie die Datenbank freigegeben haben.

1. Öffnen Sie den Verkaufschancendatensatz, den Sie zuweisen möchten. Sie können auch mehrere Datensätze auswählen.
   
   

Wie werden mehrere Datensätze ausgewählt?

Wenn Sie Datensätze auswählen möchten, die aneinander angrenzen, drücken Sie die UMSCHALTTASTE, und klicken Sie auf den ersten und letzten Datensatz der Gruppe, die Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie nicht zusammenhängende Datensätze auswählen möchten, drücken Sie die STRG-TASTE, und klicken Sie nacheinander auf die gewünschten Datensätze. Wenn Sie alle Datensätze auswählen möchten, klicken Sie auf einen Datensatz, und drücken Sie dann STRG+A.

1. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Aktionen auf Zuweisen an, und klicken Sie dann auf den Namen der Person, der Sie die Verkaufschance zuweisen möchten.
   
   

• Bei den Namen in der Liste Zugewiesen an handelt es sich um die Namen der Mitarbeiter, für die Sie Ihre Business Contact Manager-Datenbank freigegeben haben. Weitere Informationen zum Freigeben finden Sie unter Freigeben der Business Contact Manager-Daten für andere Benutzer.
  
  
• Personen oder Mitarbeiter werden nicht benachrichtigt, wenn ihnen Datensätze zugewiesen werden.
  
  

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Markieren einer Verkaufschance als erledigt

1. Öffnen Sie den Verkaufschancendatensatz, den Sie als erledigt markieren möchten.
   
   
2. Doppelklicken Sie auf der Registerkarte Verkaufschancen auf den Verkaufschancendatensatz, den Sie schließen möchten.
   
   
3. Klicken Sie unter Vertriebsaktivität in der Liste Vertriebsphase auf Erledigt/Gewonnen, um eine Verkaufschance zu schließen, die zu einem Verkauf geführt hat, oder klicken Sie auf Erledigt/Verloren, um eine Verkaufschance zu schließen, die nicht zu einem Verkauf geführt hat.
   
   
4. Klicken Sie optional im Feld Abschlussdatum auf das tatsächliche Abschlussdatum für die Verkaufschance.
   
   
5. Klicken Sie auf Speichern und schließen.
   
   Informationen dazu, wie Sie mehrere Verkaufschancen gleichzeitig als erledigt auflisten können, finden Sie unter Gleichzeitiges Bearbeiten von Business Contact Manager-Datensätzen.
   
   

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Nachverfolgen der zum Erledigen oder Gewinnen einer Verkaufschance erforderlichen Aufgaben
Neben dem Erstellen von Aufgaben, die Sie zum Abschließen eines Verkaufs ausführen, können Sie ein Geschäftsprojekt erstellen, das verschiedene Aufgaben für die Produkte oder Dienste enthält, die Sie nach dem Gewinnen der Verkaufschance bereitstellen. Sie können das gesamte Geschäftsprojekt einem Kollegen zuweisen, und Sie können einzelne Aufgaben innerhalb des Projekts jeweils anderen Kollegen zuweisen. Der Geschäftsprojektdatensatz muss mit einer Firma oder einem Geschäftskontakt verknüpft werden.

Gehen Sie wie folgt vor, um ein Geschäftsprojekt aus einem Verkaufschancendatensatz zu erstellen.

1. Öffnen Sie den Verkaufschancendatensatz, den Sie verwenden möchten.
   
   
2. Klicken Sie im Menüband in der Gruppe Geschäftsprojekt auf Projekt erstellen.
   
   
3. Das Dialogfeld Geschäftsprojekt erstellen wird geöffnet. Klicken Sie in der Liste auf die zu verwendende Vorlage, oder klicken Sie andernfalls auf Keine Vorlage verwenden.
   
   
4. Verwenden Sie im Feld Projektname den Standardnamen, bei dem es sich um den Namen der ausgewählten Verkaufschance handelt, oder geben Sie einen anderen Namen für das Geschäftsprojekt ein.
   
   
5. Im Feld Verknüpfen mit wird die Firma oder der Geschäftskontakt angezeigt, die/der mit der ausgewählten Verkaufschance verknüpft ist. Wenn Sie einen anderen Firmen- oder Geschäftskontaktdatensatz auswählen möchten, klicken Sie auf Verknüpfen mit.
   
   
6. Geben Sie optional ein Startdatum für das Projekt ein, und klicken Sie dann auf OK.
   
   
7. Geben Sie im sich daraufhin öffnenden Fenster für den Geschäftsprojektdatensatz die Informationen ein, die Sie hinzufügen möchten:
   
   • Wenn Sie dem Projekt Firmen und Geschäftskontakte hinzufügen möchten, klicken Sie im Abschnitt Verwandte Firmen und Geschäftskontakte auf Hinzufügen.
     
     
   • Wenn Sie Aufgaben hinzufügen möchten, klicken Sie im Abschnitt Projektaufgabeninformationen auf Neu.
     
     

Weitere Informationen zum Ausfüllen der Formulare für Geschäftsprojekte und Projektaufgaben finden Sie unter Verwenden von Projektaufgaben in Business Contact Manager.

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