Office: (Office 365) Neuanfang - wie überträgt man Inhalte, FVs etc. am besten?

Hallo,
ich habe ein reines Text-Dokument (o. Grafiken, Bilder.... ) mit einfachem Layout mit ca. 600 Seiten und 1,5 MB. Eine Besonderheit sind sicherlich viele interne Links im Dokument und einige externe auf andere Dokumente. Ich ergänze und überarbeite es nahezu täglich, weil dort u.a. Protokolle enthalten sind.
Im Laufe der Jahre wurde es immer langsamer. Habe ich parallel noch einige andere Programme offen (Browser mit vielen Tabs, Excel...) wird neu Getipptes nur noch mit Zeitverzögerung angezeigt.
Ich vermute nun, dass sich da "im Hintergrund" sehr viel "Ballast" (vielleicht unsichtbare Textmarken o.ä.) angesammelt hat, und möchte es mit einem Neuanfang probieren. Dazu würde ich nun:

1. ein leeres Dokument erstellen
2. alle im Original verwendeten FVs dort hineinkopieren
3. den gesamten Text markieren und in das neue Dok kopieren

Ist das so ein sinnvoller Weg oder gibt es da noch etwas zu beachten, damit ich den "Ballast"
nicht versehentlich mitnehme?
Ich habe versucht, den Neuanfang zu vermeiden und beispielsweise alle "wilden" FVs gelöscht (bis auf eine, die nicht löschbar ist). Ein anderer Versuch war, das Dok zu kürzen, indem ich älteres in ein anderes Dok auslagere und dann darauf verlinke. Beides brachte temporäre Besserung - aber sobald es wieder etwas wächst, wird es wieder überproportional langsamer :-(.
Über jeden Tipp freut sich der
Frank

PS.: Ich kann leider diese Texte nicht als Beispieldatei verwenden. Sobald ich aber ein kurzes Dok mit Beispieltext draus mache, tritt das Langsamkeitsprobem gar nicht mehr auf.

 

Hallo Franky,

nach allem, was ich bisher gelesen habe, scheint das Problem doch an der unlöschbaren Formatvorlage mit "Nachdenk-Eieruhr" zu liegen. Ich hab ein wenig rumprobiert und ein Dokument in drei verschiedenen Varianten erstellt:

Variante 1:
Knapp 600 Seiten, reiner Text ohne zugewiesene Formatvorlagen. Größe: 65 KB. Es braucht zum Öffnen ca. 20 Sekunden; bis alle Seiten durchgezählt sind (siehe Statusleiste) noch einmal gut 2 Minuten. Ich hatte zuerst die Rechtschreibprüfung in Verdacht, aber es hilft auch nicht, sie fürs gesamte Dokument zu deaktivieren. Ich kann aber problemlos und verzögerungsfrei weiteren Text eintippen, während die Seiten durchgezählt werden.

Variante 2:
Im selben Dokument hab ich dann alle 10 Absätze einen weiteren Absatz hinzugefügt und der Reihe nach mit einer der 9 Überschriftsformatvorlagen versehen. Es hat dann 81 KB (bei nunmehr ca. 600 Seiten). Beim Öffnen ist in etwa sie gleiche Verzögerung festzustellen, eben so beim Durchzählen der Seiten. Ob sich das ändern würde, wenn noch mehr verschiedene Formatvorlagen zugewiesen würden, hab ich nicht geprüft.

Variante 3:
Hier hab ich noch noch 31 Hyperlinks hinzugefügt. Das Dokument hat jetzt ca. 85 KB. An der Schnelligkeit des Öffnens hat sich nichts geändert; es ist auch kein neues Problem beim Bearbeiten entstanden.

Mein Fazit: Bei mir ist allerhöchstens die schiere Textmenge ein Problem. Ich glaub nicht, dass ich auf 1,5 MB käme, wenn ich die Anzahl der Formatvorlagen und Links vervielfachen würde. Da ist irgendwas kaputt in diesem Dokument und ich denke, dein Plan mit dem Neuaufbau könnte was werden, wenn du es schaffst, diese ominöse unlöschbare Formatvorlage aus dem neuen Dokument rauszuhalten.

Ich häng mal mein "Endprodukt" zu Beweiszwecken mal an.

 

Das ist letztlich das Einzige was wirklich helfen wird wenn du nicht vorher mit einem anderen Versuch schon Erfolg hast.
Markiere das Dokument komplett - bis auf die letzte Absatzmarke und füg das in ein leeres Dokument ein.
Speichern und testen.
Klappt das nicht, füg den Text als "nur Text" ein und formatiere neu mit den über den Dialog übertragenen FV.
Beim Übertragen ist wichtig nur die rüber zu schieben die du wirklich brauchst.
Bilder musst du, wenn vorhanden, auch über den Dialog Inhalte einfügen als jpg oder so, nur so bist du vor dem Quatsch sicher.
Deine Millionen Hyperlinks kannst du bei der Gelegenheit auch gleich in Querverweise verwandeln.
Ja, das ist Arbeit, manchmal ist es aber besser neu zu starten als immer so weiter zu wurstln.

 

Hallo,
zunächst einmal Danke für eure Tipps. Ich habe nun das neue Dok. erstellt und es ist von 1563 Kb auf 1322 Kb geschrumpft. Vielleicht ist da wirklich "Ballast" weggefallen. Es sind im Dok. beispielsweise 3 Inhaltsverzeichnisse die sich z.T. auf Textmarken beziehen. Wenn man mit so etwas (o. Endnoten etc.) herumexperimentiert, häufen sich vielleicht irgendwelche Steuerungselemente im Hintergrund an. Die "ausgeblendeten Textmarken" sind recht viele, es scheinen aber in beiden Doks die gleichen zu sein.
Im ersten Versuch ist es schnell - aber ich will noch nicht jubeln, weil ich es erst in den nächsten Tagen im echten Arbeitsumfeld testen werde.

Falls mal jemand das selbe machen möchte: Ich habe den Text im Original markiert und im neuen Dokument die verschiedenen Einfügeoptionen ausprobiert. Zunächst wurden alle in den FVs definierten Formate als manuelle Formate übernommen, bzw. in die Standard FVs umgesetzt, was ich beides nicht will. Dann habe ich einfach alle FVs aus dem Original in die "normal.dot" kopiert, ein neues Dok erstellt und hatte (hoffentlich) das gewünschte Ergebnis.

Für die Profis möchte ich noch von einem interessanten Effekt berichtet. Ich habe also nur copy / paste in ein neues Dokument gemacht.
Im Original war die widerspenstige "wilde" diese hier. Auf markieren, ändern oder löschen hat Word gar nicht reagiert:


Im neuen Dokument wurden aus der wilden FV plötzlich 5 und dazu wurden sie noch umbenannt und "Formatvorlage" an den Namen vorangestellt:


Diese selbe Benennung hatte ich auch schon im Original gesehen, als ich im Dialog "FV exportieren/importieren" versucht hatte, sie zu löschen (dort konnte man löschen, aber in der FV-Spalte blieb sie trotzdem).
Bei allen sah das Bild so aus:


und wenn man Word aktualisieren lässt, waren alle nicht zugewiesen:



Hier bietet Word mir dann gar nicht mehr die Möglichkeit "löschen". Gehe ich aber auf wiederherstellen kommt dann erstaunlicherweise der Dialog


Nicht ganz logisch dass "wiederherstellen" zum löschen auswählen muss... aber gut, dann sind sie endlich weg.
Nun bin ich gespannt, wie sich das neue Dok in der Praxis schlägt :-)
Viele Grüße
Frank

 

Ich habe jetzt den Neuanfang gemacht und die Dokumentgröße hat sich auf 1,3 MB reduziert. Falls also wirklich die Dateigröße Grund für die Langsamkeit ist, hat der Neuanfang vermutlich wenig gebracht. Das werde ich in den nächsten Wochen sehen.

Vielen Dank für dein Experiment, es ist wirklich bemerkenswert, dass dein Dok nur einen Bruchteil der Größe hat! Ich habe nun bei meinem neuen Dok folgendes Experiment gemacht: Vom Ende her immer ca. 50 Seiten gelöscht und dann geschaut, ob sie die Dateigröße irgendwo sprunghaft ändert. Das passiert nicht, die Dateigröße sinkt proportional, es gibt also nicht irgendwo "versteckte Grafiken" o.ä. . Dann habe ich meinen Text gelöscht und deinen Test-Text mit vielen internen Links versehen eingebaut und tatsächlich ist das Dok auf deine Dateigröße geschrumpft. (obwohl dein Probetext deutlich mehr Wörter und Zeichen als mein Original hat!).

Im nächsten Schritt habe ich meinen Original-Text als "nur Text" eingefügt und das Dok. ist um mehr als das 10 fache gewachsen. Deshalb mein Verdacht: Word erkennt sich wiederholende Textabschnitte und hat dafür ein effizienteres Speicherverfahren. Daher kommt die geringe Dateigröße bei dir.

Jetzt beende ich erstmal das experimentieren und schaue, wie sich das neue Dok in der Praxis verhält.

Viele Grüße
Frank

 

Dass das Dok auf das 10fache gewachsen ist mag daran liegen, dass die Links und andere Dinge vermutlich aufgelöst wurden. Bei Querverweisen passiert das auch. Dadurch wird dein Dokument vielleicht größer aber nicht langsamer.
Vermutlich steckt dahinter auch das Problem.
Dazu kommt die Problematik mit den wilden FV. Die Umbenennung mit dem unerklärlichen Dialog zeigt, dass Word hier in seiner Verwaltung der FV nicht mehr zurecht gekommen ist.
Interessant wäre es, was mit deinem Dokument passiert wenn du alle Felder anzeigen lässt. Hast du dir das schon mal angesehen? (Alt+F9)

 

Hallo zusammen,

ich hab auch noch was:

"Word erkennt sich wiederholende Textabschnitte und hat dafür ein effizienteres Speicherverfahren. "
Das hat mich jetzt neugierig gemacht, und es könnte sein, dass das stimmt. Ich hab ein neues 500-Seitendokument erstellt und diesmal wahllos aus Wikipedia rauskopiert und als Nur-Text eingefügt. Die Dateigröße beträgt 900 MB. Das öffnen dauert ca 20 sec, aber ich kann ohne Verzögerungen drin arbeiten.

Dann hab ich sukzessive weitergemacht: Jeden Absatz, der nur eine Zeile umfasste, mit einer Überschriftsformatvorlage versehen (und zwar der Reihe nach immer eine von Ebene 2 bis 9). Dann hab ich auf jede dritte Überschrift der Ebene 2 einen Hyperlink gesetzt (ca 130 Hyperlinks). Keine nennenswerte Änderung der Dateigröße, keine Einschränkung beim Bearbeiten.

Des weiteren hab ich noch aus Textstellen, in denen es Tabulatoren gab, Tabellen gemacht (ca 60 Stück in verschiedenster Zeilen- und Spaltenanzahl). Die Speichergröße hat sich marginal geändert; Bearbeiten ist verzögerungsfrei möglich.

Dann bin ich noch zum äußersten geschritten und hab ein Inhaltsverzeichnis eingefügt, welches sich über ca 30 Seiten erstreckt. Da endlich hat das Dokument angefangen, sich bei Texteingaben zögerlich zu verhalten. Das Scrollen ist jetzt mühsam, und das Aktualisieren des Verzeichnisses geht schon sehr langsam vonstatten. Die Speichergröße ist jetzt auf ziemlich genau 1 MB angewachsen

Somit könnten die Inhaltsverzeichnisse neben den merkwürdigen Formatvorlagen als Verursacher der Probleme gelten. Vielleicht wäre es sinnvoll, solche Verzeichnisse erst bei Bedarf zu erstellen.

 

Gute Idee, das mit dem Schluß.
Das IV legt ja für jede aufgeführte Ebene und Überschrift eine Textmarke und den Verweis dazu an. Das verwalten ist keine Kleinigkeit.
Frage dazu: Standard ist ja Hyperlinks statt Seitenzahlen, hast du die auch ausgewählt?

 

"Hyperlinks statt Seitenzahlen"
Ich hatte einfach ein automatisches Standard-IHV erstellt, also mit drei Ebenen und Hyperlinks auf die Seitenzahlen. Dass sich dadurch die Anzahl der Hyperlinks und Textmarken vervielfacht, daran hatte ich gar nicht gedacht. Ich hab jetzt eins ohne Hyperlinks (ohne Schalter \h) und ohne Seitenzahlen (mit Schalter \n) erstellt. Das Paginieren dauert auch dann noch ewig, aber wenn das mal geschafft ist, läufts relativ ruckelfrei. Wenn ich das IHV verkürze, indem ich nur eine einzige Ebene einbeziehe, läufts auch relativ flott.

 

Um mal kurz auf die Metaebene zu gehen, fällt mir hier spontan Obsidian ein und der Ilya aus Berlin. Ich glaube, das würde ich probieren, wenn ich so eine wachsende Wissensdatenbank pflegen wollte. Auch wenn ich selber großer Word-Fan bin.

 

Hallo noch einmal und sorry, dass ich eine Weile nicht mehr reagiert habe. Manchmal ist die Woche so voll, dass es nur am WoEn geht und das letzte war leider auch voll....

Auch die letzte "wilde" ist nun durch den Neustart in einem neuen Doc. weg. Leider hat das alles keine relevante Beschleunigung gebracht.

Es sind dann natürlich alle Links und sonstigen Felder sichtbar und die Dokumentlänge verlängert sich um einige Seiten. Aber da sehe ich noch keinen Ansatz zur Beschleunigung.... ggf. "Links entfernen", aber das wird sehr aufwändig und mit zweifelhaften Erfolgsaussichten....
Viele Grüße
Frank

 

Also erst einmal vielen Dank für deine Mühe und dein Testing! Dein Test-Dokument entspricht sehr gut dem realen Doc! Vielleicht könntest du es hier noch hochladen, damit ich auch noch damit testen kann.
Ich habe deinen Ansatz ausprobiert und das Inhaltsverzeichnis im ersten Schritt einfach gelöscht. Und sieht da, du hattest Recht! Vielen Dank für deine Experimente! Das Doc. ist definitiv wesentlich schneller geworden! Ich dachte, es braucht kaum Ressourcen, weil es ja nur auf Befehl aktualisiert wird. Dem ist aber offensichtlich nicht so.
Ich nutze tatsächlich 7 Überschriftenebenen und das IHV hat ca. den von dir genannten Umfang. Und ja, es sind alle Überschriften als Link formatiert! Ich habe nun noch nicht lange testen können, aber es gab definitiv einen Geschwindigkeitsschub!
Allerdings ist das IVZ auch ein wesentlicher Teil meines "Workflows". Möchte ich das Doc an einer Stelle ergänzen, starte ich die Suche nach der Stelle am Dokumentanfang. Weil dort das IHV ist, finde ich immer sofort eine passende Überschrift und weil sie mit Links formatiert sind, reicht ein Klick und ich bin an der gewünschten Stelle. Diese entscheidende Funktionalität wird für mich dann deutlich eingeschränkt.... .
Das IHV nur bei Bedarf zu erstellen wird nicht gehen, weil ich es täglich mehrfach benötige. Auch eine Reduktion der Ebenen wäre eine echte Einschränkung. Ich habe jetzt mal getestet, ob ich es einfach "statisch" also das fertige IVZ als "nur Text" einfügen kann. Dann ist alles da, ich finde es... nur die praktische Link-Funktion fehlt natürlich.
Es wäre vielleicht cool, wenn man das IHV in ein separates Doc auslagern könnte, aber das würde den Ressourcenverbrauch vermutlich auch nicht reduzieren. Dann habe ich noch über die Auslagerung von Doc. Bereichen in Fillialdokumente nachgedacht. Aber damit habe ich keine Erfahrung.
Nun teste ich ersteinmal, ob ich durch eine Reduktion der im IVZ dargestellten Ebenen einen guten Kompromiss zwischen Workflow und Geschwindigkeit hinbekomme.... .
Auf das IVZ als Ressourcenfresser wäre ich ohne deine Hilfe nie gekommen!
Vielen Dank
Frank

 

Wenn du die Option im IV abwählst, musst du nicht auf die Sprungfunktion dahin verzichten. Sie funktioniert nach wie vor. Word legt für jede Überschrift eine Textmarke an, die Verwaltung davon geht anscheinend schneller als die von Hyperlinks.
Zudem kannst du die Überschriften ja auch im Navigationsbereich auswählen.

 

Hallo Franky,

mein 500-Seiten-Testdokument mag ich hier nicht hochladen. Ich will das Forum nicht mit einem knappen MB Anhang belästigen. Wenn du magst, kann ich dir die Makros zur Verfügung stellen, mit denen ich in den reinen Text Überschriften und Tabellen eingefügt habe, dann kannst du eigene Texte entsprechend herrichten.

Aber ich denke, das erübrigt sich. Ich hab den letzten Hinweis von czil ausprobiert: "Zudem kannst du die Überschriften ja auch im Navigationsbereich auswählen". Es dauerte bei mir etwa eine halbe Minute, bis die Navi-Leiste aufgebaut war. Ich konnte ruckzuck darin navigieren und das Dokument genau so flott bearbeiten wie das Nur-Text-Dokument. Das dürfte wohl die Endlösung sein.

 

Wow!! auch wenn ich inhaltlich nicht wirklich mitreden kann, das erkenne ich: Hier wird supertoll und konstruktiv an einem komplexen Thema gearbeitet. What a forum thread at it's best!!
DANKE!
d'r Bastler von den VBAsteleien.de