Office: (Office 2003) Serienbrief aus Access heraus starten (Lösung)

Hi,

nachdem ich nunmehr etliche Tage versucht habe das Problem zu lösen, dabei vermutlich jeden existenten Web-Eintrag (hüstel) gelesen und auch selbst getestet habe, diese jedoch nicht mit unteschiedlichen Word/Access-Versionen funktionierten, hier nun meine selbst entwickelte Lösung.

Die (nicht gerade anspruchslose) Anforderung an die Lösung war dabei:

• Soll mit unterschiedlichen Access und Word-Versionen funktionieren
• Soll den armen Anwender nicht mit irgendwelchen unverständlichen Dialog-Boxen quälen
• Soll reproduzierbar auf unterschiedlichen Systemen immer funktionieren und nicht abhängig von der Mondphase, dem Paarungsverhalten tibetanischer Murmeltiere oder sonstigen Variablen sein

Ziel dieser Lösung:

Aus Access heraus soll ein Serienbrief-Dokument gestartet werden, dass jeweils die Teilnehmer eines in Access ausgewählten Kurses enthält.

Kurzbeschreibung der Lösung im Pseudo-Code:

1. In Access wird eine neue Abfrage unter dem Namen "QryAnschreiben" angelegt.
2. In Word wird eine Vorlage (*.dot) als Seriendruck-Dokument unter dem Namen "Serien_Anschreiben" angelegt. Die Datenquelle für dieses Dokument ist die Abfrage "QryAnschreiben" aus der Access-Datenbank.
3. In Access wird eine VBA-Procedure hinterlegt, die bei Aktivierung
   • dynamisch eine neue Abfrage unter dem Namen "QryAnschreiben" generiert,
   • Word öffnet,
   • auf der Basis der Serienbrief-Vorlage ein neues Dokument anlegt
4. Das neue angelegte Serienbrief-Dokument greift auf die hinterlegte Datenquelle zu und selektiert so die neuen Daten.

Implementierung:

zu 1 und 2 brauch man wohl wenig zu schreiben.

zu 3 die Visual Basic Procedure (liegt bei mir auf einem Button)

Code:

Das war es auch schon.

Erfolgreich getestet habe ich bisher unter Access 2003, 2000 und Word 2003, 2000.

Sämtliche Varianten mit MailMerge.OpenDataSource sind bereits an diesen beiden Versionen gescheitert.

Wäre interessant zu erfahren, ob diese Lösungsvariante der altbekannten Anforderung tatsächlich mit unterschiedlichen Access-Versionen, Word-Versionen, OS-Versionen (inkl. Service-Packs) funktioniert.

Viel Spass beim Seriendruck wünscht

Andreas

:)

 

Hi,

so nun auch unter Access/WinWord 2002 erfolgreich getestet (mit und ohne Service Pack 3).

 

Hallo Andreas,

stoße gerade auf Deinen Beitrag, der eigentlich genau das ist, was ich suche. Habe daher Deinen Code vollständig übernommen und nur die SQL-Abfrage geändert. Leider bin ich ein rechter Anfänger und das ganze funktioniert nicht richtig. Der Serienbrief erscheint zwar, wird aber nicht mit den Daten verbunden. Vielleicht liegt der Fehler auch in meiner SQL-Abfrage:

Dim db As Database
Dim VarKursNr As Integer
Dim strSQLAbfrage As String
Dim objAbfrage As QueryDef
Dim wrdApp, wrdDoc As Object

Me.Refresh 'Die Inhalte des aktuellen Formulars abspeichern
VarKursNr = main 'FrmKursNr 'Die Kursnummer des aktiven Datensatzes aus dem geöffneten Formular als Integer-Wert abspeichern
Set db = CurrentDb 'Aktuelle Datenbank unter Objekt db abspeichern

'SQL-String zur Abfrage aller Teilnehmer eines bestimmten Kurses
strSQLAbfrage = "SELECT [bamf-tn-t].tnname " & _
"FROM [bamf-tn-t]" & _
"WHERE [bamf-tn-t].main = [VarKursNr]; "

db.QueryDefs.Delete "QryNeu" 'On Error Resume Next 'Erst einmal eine evtl. vorhandene "alte" Abfrage löschen
Set objAbfrage = db.CreateQueryDef("QryNeu", strSQLAbfrage) 'Jetzt die "neue" Abfrage auf Basis des SQL-Strings erzeugen

Set wrdApp = CreateObject("Word.Application") 'Word starten
If wrdApp Is Nothing Then
MsgBox ""
Exit Sub
End If
wrdApp.Visible = True 'jetzt kann man Word auch sehen
wrdApp.displayAlerts = True ' zeigt Daten an
Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Add("d:\01 Bamf\01 Formulare\Formulare inlingua aktuel\F-011208-TN Register.dot")

Set db = Nothing
Set wrdApp = Nothing
Set wrdDoc = Nothing

Mein Ziel ist letztlich, in Access einen Datensatz aufzurufen, das Dokument über einen Botton zu öffnen, dadurch die entsprechenden Daten direkt im Brief zuhaben und das ganze dann auszudrucken, also außer Knopfdrücken kein gesucheundgefummel.

Ich arbeite unter XP mit jeweils 2003.

Hast du noch einen Tip, an welcher Stelle es hängen könnte?

Dank und Gruß

Michael

 

Im Beispiel von Gravitar wird der Serienbrief nicht mit den Daten (der Abfrage) verbunden, sondern die Vorlage verwendet bereits die Abfrage als Seriendruckquelle.

Es wird lediglich die SQL-Anweisung der Abfrage ersetzt und dann auf Basis der Vorlage ein neues Dokument erstellt.

 

Hallo Eberhard,
danke für den Hinweis, das war sehr hilfreich für einen Anfänger.
Kommt aber sofort das nächste Problem, dass ich bei der Verknüpfung nicht alle Tabellen angeboten bekommen, vor allem fehlt die "QryNeu", die ich zwar unter Access sehe, aber auf die ich bei der Serienbrieferstellung nicht zugreifen kann. Eigentlich komme ich mit Serienbriefen unter Word problemlos klar. Welchen - hoffentlich - einfachen Grund gibt es dafür, dass ich nur einen Teil der Tabellen angeboten bekommen?

Jetzt schon besten Dank für die Hilfe.

Gruß
Michael

 

Nachgefragt: Eine Abfrage musst Du unter Abfragen suchen, nicht unter Tabellen.

Auch: Siehe Dir mal dieses Thema an: Serienbriefe für Multi-User
Weg: Tabelle/Abfrage in eine Text- oder aber Exceldatei exportieren und diese Datei als Datenquelle verwenden. Vorteile:
- läuft stabiler
- Wordvorlagen können auch ohne DB erstellt werden

 

Hallo Andreas,

ich hoffe ich nerve nicht zu sehr, wenn ich noch eimal zurückfrage:der Serienbrief -Assistent führt mich zu einem Punkt: Vorhandene Liste verwenden..durchsuchen...ich komme dann zu: meine.mdb....und er bietet mir ein Auswahlfenster an, in dem von konkret 10 Auswahllisten, die unter meine.mdb liegen aber im explorer so nicht zu sehen sind, zwei vom Typ view und drei vom Typ Table zur Auswahl an. Einen anderen Weg der Zuweisung kenne ich nicht. Ich weiß also nicht, wie ich Deinem Rat: unter Abfrage suchen folgen kann. Und ich weiß nicht, warum er nicht alle vom Typ view anzeigt, denn dann wäre mein Problem vermutlich gelöst.

Das andere von Dir vorgeschlagene Thema habe ich zumindest angelesen. Damit komme ich vermutlich nicht weiter, zumal ich gerade auch das hinundherschieben von Daten vermeiden wollte.

...noch 'mal schönen Dank und schönen Gruß

Michael

 

Sorry Eberhard,

Ich meinte Dich und nicht Andreas.....

 

Hallo zusammen,

stoße als Anfänger immer wieder auf neue Probleme.

Dank diverser Hilfen funktioniert die Serienbriefsache jetzt irgendwie und sieht so aus:

Dim db As Database
Dim VarKursNr As Integer
Dim strSQLAbfrage As String
Dim objAbfrage As QueryDef
Dim wrdApp, wrdDoc As Object
Dim stDocName As String

Me.Refresh 'Die Inhalte des aktuellen Formulars abspeichern
VarKursNr = Me.CurrentRecord 'Die Kursnummer des aktiven Datensatzes aus dem geöffneten Formular als Integer-Wert abspeichern
Set db = CurrentDb 'Aktuelle Datenbank unter Objekt db abspeichern

'SQL-String zur Abfrage
strSQLAbfrage = "SELECT [bamf-tn-t].tnname " & _
"FROM [bamf-tn-t]" & _
"WHERE [bamf-tn-t].main = 133; "

db.QueryDefs.Delete "QryNeu" 'On Error Resume Next 'Erst einmal eine evtl. vorhandene "alte" Abfrage löschen
Set objAbfrage = db.CreateQueryDef("QryNeu", strSQLAbfrage) 'Jetzt die "neue" Abfrage auf Basis des SQL-Strings erzeugen

stDocName = "QryNeu" 'später löschen, hilft nur die Abfrage einzusehen
DoCmd.OpenQuery stDocName, acNormal, acEdit

Set wrdApp = CreateObject("Word.Application") 'Word starten
If wrdApp Is Nothing Then
MsgBox ""
Exit Sub
End If
wrdApp.Visible = True 'jetzt kann man Word auch sehen
wrdApp.DisplayAlerts = True ' zeigt Daten an
Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Add("\\server\bamf\F-011208-TN Register.dot")

Set db = Nothing
Set wrdApp = Nothing
Set wrdDoc = Nothing

Was ich nicht gebacken bekommen, ist den zur Zeit noch konstanten Eintrag in der SQL-Abfrage: "133" so zu ändern, dass automatisch der aktuell aufgerufene Datensatz des Formalues angesprochen wird.

Ich bin für jeden Hinweis dankbar.

Michael

 

Hallo Michael,

wenn Du Code-Tags verwendest, wird der Code übersichtlicher und besser lesbar (z.B. Einrückungen werden berücksichtigt). Im Antwortfenster gibt es auch entsprechende Symbolschaltflächen.

Zur Frage: Wenn der Codeaufruf aus dem Formular mit dem aktuellen Datensatz erfolgt ...
Code:

 

Hallo Eberhard,

schönen Dank für die Hinweise und einen ganz großen Dank für den korrekten Code! Es läuft endlich wie gedacht.

Dank Dir!

Michael

 

Hallo Leute,

mein Code ist ähnlich zum oben geposteten:

Code:

Kriege aber beim (manuellen) als auch beim maschinellen Verbinden mit MailMerge nachfolgende Fehlermeldungen(siehe auch Grafiken):
"Datenverknüpfungseigenschaften" und "Fehler bei der ODBC Treiberan-
meldung".

Helft mir doch bitte mal.

Mit besten Grüßen
Gregor

 

Hallo Gregor,

die Fehlermeldung kommt daher, weil das Backend mit einer .mdw-Datei verknüpft&geschützt ist. Ich kenne mich mit dem Zeug nicht aus, weil ich es nicht benutze.

Aber irgendwer hier kann dir bestimmt sagen, wie das geht ...

 

Hallo Leute,

habt ihr eine Idee zu meinem Problem?

Viele Grüße
Gregor

 

Sehr stabil läuft es, wenn man als Serienbriefquelle eine Excel- bzw. Textdatei verwendet und somit die zugrunde liegende Abfrage exportiert.

Das direkte Verknüpfen mit Accessabfragen ist wohl etwas instabil und zudem über die verschiedenen Wordversionen etwas unterschiedlich und damit fehleranfällig.