Office: Serienbrief - Leerzeichen und Leerzeilen

Gibt es eine Möglichkeit, dass Word kein Leerzeichen macht, wenn in der Excel Liste kein Vorname ist bzw. keine Leerzeile wenn die Abteilung fehlt?

Meine Excel Tabelle ist leider nicht vollständig.

Wer kann mir hier weiterhelfen?

Vielen Dank!

 

Leerzeichen

Hallo Katie -

Die Leerzeichen, die Du siehst, sind kein Output nicht vorhandener Felder, sondern handgemacht.

Man möchte z. B. folgendes haben:

• Franz Müller

und gibt also ein "Feld Vorname, Leerzeichen, Feld Nachname". Folgerichtig sieht man, wenn der der Vorname fehlt, "Leerzeichen, Feld Nachname", also

• .Müller

Wenn es um eine nicht zu große Datenmenge geht, kann man in der Datenquelle jedem Vornamen ein Leerzeichen hinzufügen und bei der Eingabe der Seriendruckfelder im Dokument entsprechend auf das Leerzeichen nach dem Vornamen verzichten, da es ja in dem Fall aus der Datenquelle geholt wird. (Das ist quasi eine Lösung mit "Mogeln").

Wenn's ganz perfekt sein soll, machst Du im Dokument anstelle eines problematischen Leerzeichens zwischen zwei Feldern (also z. B. nach dem Vornamen) ein Bedingungsfeld, nach dem Motto "Wenn Vorname vorhanden, mach ein Leerzeichen, sonst mach nichts". Als Formel:

• { IF MERGEFIELD Vorname }= "" "" " " }

Wenn Du weitere Hilfe brauchst, bitte melden.

 

Okay. Also erst mal vielen Dank für das Lebenszeichen!

Mogeln wollen wir natürlich nicht, ich hab schon ein paar mehr Datensätze. :-)

Perfekt klingt schon besser.

Ich sehe das schon richtig, dass ich "Wenn...Dann...Sonst" brauche?
Okay. Dann wähle ich "Wenn Vorname ist" und dann?

Und vor allem in die Felder "Dann" und "Sonst" kann ich doch gar keine Felder wie <<Nachname>> einfügen oder bin ich jetzt zu doof?

 

Schreibst Du mir bitte ein Beispiel, wo genau die Leerzeichen auftauchen, die Du nicht möchtest?

Doch, das geht schon. Du wirst vielleicht Deine Felder manuell bearbeiten müssen. Dazu drückst Du Alt + F9 (Wechselschalter).

Über den Assistenten ist die Eingabe folgende: Wenn Vorname ist leer, dann diesen Text: (freilassen), sonst diesen Text: (ein Leerzeichen eingeben).

Bis gleich...

 

Beispiel

Habe Dir ein Beispiel gebastelt, damit Du siehst, daß es geht.

 

Du bist ja ein Gott!

Ich probier's jetzt mal selber ob ich das auch kann.

 

Das könnte vielleicht etwas übertrieben sein... Noch ein Tip: Geschweifte Klammern nie mit der Hand tippen, sondern immer mit Shift + F9.

 

Ja super! Coole Sache!

Okay. Darf ich noch was fragen?

 

Das mit dem Leerzeichen klappt super. Jetzt will ich noch eine Leerzeile. *g*

Und zwar hab ich Abteilung und Straße. Wenn es aber keine Abteilung gibt ist dazwischen eine Leerzeile. Das geht doch genau so oder? Hab ich auch probiert.

Also wenn Abteilung "leer" dann mach nichts, sonst mach Leerzeile. Aber dann verschwindet bei mir immer die Straße ins Nirvana... :-(

 

Abteilung & Straße

Hallo Katie -

Das geht auch. Neue Version bitte herunterladen und anschauen...

 

Okay. Ich stehe sooo tief in deiner Schuld.

Hast du Spaß an sowas?

Eine Frage hätte ich nämlich noch... *hundeblick*

 

Ja, an so was hab ich auch Spaß... ;-)

 

Das Problem ist glaub ich meine bescheuerte Datenbank, die mir so blöde Excel Tabellen generiert.

Ich kriege nämlich als Anrede nur "Sehr geehrter Herr", "Sehr geehrte Frau" und "Sehr geehrte Damen und Herren". Wenn ich jetzt im Adressblock "Herrn" einfügen will mache ich ein Bedingungsfeld. Anders als bei Excel gibt es in Word aber nur "dann" und "sonst".

Also eigentlich will ich sagen

<Anrede> <Vorname> <Nachname>

Wenn Anrede gleich "Sehr geehrter Herr" dann mach "Herrn" und Vorname und Nachname.

Wenn Anrede gleich "Sehr geehrte Frau" dann mach "Frau" und Vorname und Nachname.

Und wenn Anrede gleich "Sehr geehrte Damen und Herren" dann lass bitte die ganze Zeile weg und mach drunter weiter.

Oh Gott... Jetzt hab ich Angst... Bitte nicht böse sein!

 

Rückfrage: Wie soll denn eine Anschrift aussehen, wenn in der Excel-Datei "Sehr geehrte Damen und Herren" steht? Könnte man dann statt Herrn/Frau vielleicht Firma schreiben?

Und hast Du die Möglichkeit, Deine Excel-Datenquelle anzupassen? Dann könnte man sich vielleicht das Leben etwas erleichtern.

Vielleicht könntest Du auch mal einen kleinen Abschnitt Deiner Datenquelle hochladen, dann muß ich nicht so viel raten.

 

Ja, du hast schon recht, das wird ganz schön kompliziert.

Momentan sortiere ich "Sehr geehrte Damen und Herren" aus und ändere es manuell ab.

In dem Fall gehört es dann so

Firma
Straße
PLZ Ort

und sonst

Firma
Anrede Vorname Nachname
Abteilung
Straße
PLZ Ort

Ich weiß ich bin unmöglich...