Office: Serienbrieffunktion bei leeren Datenbankfeldern

Ist es in Word 2002 möglich bei der Serienbrieffunktion eine Art "if" and "or" einzusetzen?

Ich habe eine Datenbank mit folgenden Feldern:
«Firma»
«Anrede» «Ansprechpartner»

In meiner Grußzeile möchte ich «Anrede» «Ansprechpartner» eingefügt haben:

Guten Tag «Anrede» «Ansprechpartner», ...

das ist auch kein Problem. Leider habe ich von manchen Firmen aber keinen Ansprechpartner und möchte an dieser Stelle gern «Firma» eingesetzt haben, z. B. so:

Sehr geehrte Damen und Herren der Firma «Firma», ...

Ist es möglich das Word erkennt, wenn ein Eintrag nicht vorhanden ist, und einen Ersatz aus der Datenbank nimmt?

 

Bedingung bei leeren Seriendruckfeldern.

Hallo Kirzz -

Ja, das geht, obwohl ich etwas mühsam finde.

Der Trick ist, daß man zuerst ein Bedingungsfeld erzeugt und in dieses dann Seriendruckfelder einfügt. Man hat also verschachtelte Felder.

Habe ein kleines Beispiel für Dich gebastelt (sechs Firmen; bei zweien fehlt der Ansprechpartner), damit Du siehst, daß es geht.

Markiere die Anredezeile und drücke SHIFT + F9, dann kannst Du die Feldstruktur sehen.

Man kann die Felder über die Word-Assistenten einfügen; wenn man's manuell machen möchte, muß man nur die geschweiften Klammern mit STRG + F9 erzeugen und kann den Rest tippen.

 

Danke,

aber leider kriege ich das nicht hin. Ich bin Designer und nutze Word nur zum lesen von Dokumenten die ich von Kunden geliefert kriege. Ich nutze Word nun das erste mal "zum tippen".

Zum besseren Verständnis noch einmal zum Anfang meiner Frage:

1. Ich habe eine Works Datenbank mit folgenden Feldern:
Firma, Anrede, Ansprechpartner, Strasse, PLZ, Ort

Bei meinem Anschreiben möchte ich wie folgt unterscheiden:
Wenn das Feld Ansprechpartner vorhanden ist soll das Anschreiben so aussehen:

Guten Tag «Anrede» «Ansprechpartner»,

Wenn das Feld Ansprechpartner leer ist soll das Anschreiben so beginnen:

Sehr geehrte Damen und Herren von der Firma «Firma»,

In Word ist die Symbolleiste Seriendruck markiert und angezeigt. Einen Assistenten kann ich nicht finden und wahrscheinlich würde ich dessen Logik auch nicht verstehen da mir die Word-Systematik zu kompliziert erscheint.

Vielleicht kannst Du helfen den Code zu schreiben.

Auf solche Varianten habe ich es versucht, ist aber leider totales Chaos :)

{ IF { MERGEFIELD Ansprechpartner } = "Guten Tag" "«Anrede» «Ansprechpartner»" "Sehr geehrte Damen und Herren der Firma «Firma»" },

Die Ausgabe sieht dann so aus:
{ IF { MERGEFIELD "Ansprechpartner"} = "Guten Tag" "Herr Ludwig und Dirk Testmann" "Sehr geehrte Damen und Herren der Firma Testmann GmbH & Co. KG" },

Ich bin total überfordert, ich verstehe es einfach nicht. Die Hilfe hat mir auch nicht weitergeholfen.

 

Hallo Kirzz -

Keine Panik! :lol:

Eigentlich habe ich schon alles gemacht was Du möchtest...

Hast Du denn mein Beispieldokument heruntergeladen und die Formel gesehen? Und funktioniert bei Dir im Beispielbrief der Wechsel zwischen "Guten Tag..." und "Sehr geehrte..."?

Du könntest die Formel einfach kopieren und in Dein Dokument einfügen. Kriegst Du das hin?

Mit "Assistent" meinte ich einfach die üblichen Fensterchen, die man in Word angeboten bekommt, wenn man Serienbriefe erstellt. Also nichts Besonderes.

Ich schaue heute abend noch mal wieder vorbei...

 

Danke Krino!

Dein Beispiel habe ich heruntergeladen und es funtioniert wunderbar, nur leider kriege ich es nicht auf meinen Bedarf abgeändert.

Der Inahlt lässt sich nicht kopieren, wenn ich es kopiere werden die Felder nicht mit kopiert. So sieht die Kopie aus:
Sehr geehrte Damen und Herren der Firma Siebold & Wegener,

So sieht das Feld mit Shift+F9 bei mir aus:
{IF="" "Sehr geehrte Damen und Herren der Firma Siebold & Wegener" "Guten Tag Frau Marx"},

Ich habe versucht es bei mir geändert einzubauen, aber so wie ich es gemacht habe (!) funktioniert es nicht :)

Mein Versuch:
{IF="" "Sehr geehrte Damen und Herren der Firma «Firma»" "Guten Tag «Anrede» «Ansprechpartner»"},

Funktioniert nicht, die Daten werden nicht aus der Datenbank übernommen, geschweige denn korrekt zugeordnet. Liegt vielleicht an der üblichen copy+paste Problematik plus Darstellung in Word oder im Browser?

 

Hallo Kirzz -

Habe das Kopieren gerade ausprobiert; hier funktioniert es.

Du hast doch sicher schon einen Serienbrief, in dem halt nur die Anredezeile nicht stimmt, nicht wahr?

Also, Du hast Shift + F9 gedrückt, siehst aber nicht die Formel, sondern irgendwelche sehr geehrten Damen und Herren.

Das läßt sich leicht ändern.

Wenn Du einen Serienbrief auf dem Schirm hast, gibt es doch oben eine zusätzliche Symbolleiste mit besonderen Befehlen für Seriendruck, richtig? Auf einem von diesen Symbolen steht ‹‹ABC›› mit spitzen Klammern . Dieses Symbol bitte drücken. Dann solltest Du die Formel sehen, die Du auf Wunsch manuell bearbeiten kannst. Auch das ‹‹ABC››-Knöpfchen ist ein "Wechselschalter", genau wie Shift + F9.

Wenn Fehlermeldungen kommen, mußt Du die Feldnamen so ändern, daß sie mit Deiner Datenquelle übereinstimmen, aber ich hatte mich schon bemüht alles nach Deinen Angaben zu machen.

Bei den Symbolen siehst Du auch ein Kästchen mit einer Zahl und links und rechts davon rote Pfeile zum Umschalten zwischen den Kunden (◄ 1 ►). Das bitte ausprobieren.

Und dann meldest Du Dich wieder...

 

Sorry, es funktioniert nicht, die von mir geänderte Zeile:
{IF="" "Sehr geehrte Damen und Herren der Firma «Firma»" "Guten Tag «Anrede» «Ansprechpartner»"},
bleibt unberührt stehen.

Ich habe das Adressfeld im Serienbrief so aussehen:
«Firma»
«Anrede» «Ansprechpartner»
«Strasse»
«PLZ» «Ort»
Beim klick auf den Button zur Vorschau «ABC» und den roten Pfeiltasten mit fortlaufenden Nummern werden die Adressdaten korrekt angezeigt und ausgetauscht. Das Problem betrifft wirklich nur die o.a. Zeile. Ist denn die Zeile wie ich sie in meiner Unwissenheit erstellt habe richtig?

Ich habe die Zeile neu getippt, und nicht die deine benutzt, weil bei deiner Zeile bei mir keine Feldnamen angezeigt werden. Die Zeilen werden beim Umschalten mit Shift+F9 (oder «ABC») so angezeigt wie in meinem vorherigen Beitrag angezeigt, und das fuktioniert bei mir leider nicht, es werden keine Daten aus der Datenbank übernommen.

Sorry für den Aufwand ...

 

Kein Problem mit dem Aufwand ... muß mal was vorbereiten ... bin gleich wieder da.

Also: Diese Formel kannst Du notfalls auch manuell eingeben, nur die geschweiften Klammern darf man wie gesagt nicht tippen sondern muß sie mit Strg + F9 paarweise erzeugen. Eigentlich müßtest Du die Ansicht wie auf dem Bild bekommen, wenn Du Shift + F9 drückst und anschließend (wenn nötig) den ABC-Button klickst. Shift + F9 geht wie gesagt nur bei vorher markierten Formeln.

Du könntest auch die Datei hochladen, dann probiere ich es. Ich habe leider kein Works, d. h. ich müßte sie zum Testen an meine Word-Datenquelle koppeln, und Du müßtest sie dann wieder an Deine Works-Datenquelle "zurück-koppeln". Wenn Dir das nichts ausmacht, können wir es versuchen.

P.S. (1) {IF="" "Sehr geehrte Damen und Herren der Firma «Firma»" "Guten Tag «Anrede» «Ansprechpartner»"} Ob das richtig ist, kann ich so nicht sehen, weil Du nicht den ABC-Button gedrückt hast...

P.S. (2) Die Ansicht wie auf dem Bild kannst Du auch aktivieren über RECHTSKLICK > FELDFUNKTIONEN EIN/AUS (vorher markieren).

 

D A N K E ! ! !

Ich schätze das Problem waren die getippten geschweiften Klammern die ich nicht mit Strg+F9 erzeugt habe. Nachdem ich deinen Screenshot korrekt abgetippt habe funktionierte es sofort!

Tausend Dank noch einmal!!!

Kazuhisa (Kirzz)

 

Gern geschehen!

{ Das mit den Klammern hatte ich schon in meiner ersten Antwort gesagt... :-D }.

Schönen Sonntagabend noch!