Office: Termine von Excel nach Outlook importieren und aktualisieren

Hallo zusammen

Ich habe zwei Fragen und hoffe, es kann mir jemand weiterhelfen.

Ich habe in Excel eine Liste mit Terminen erstellt. Die Beschriftung der einzelnen Spalten lautet wie folgt(beginnend bei A1):

Betreff Beginntam Beginntum Endetam Endetum GanztägigesEreignis ErinnerungEinAus Erinnerungam Erinnerungum Besprechungsplanung ErforderlicheTeilnehmer OptionaleTeilnehmer Besprechungsressourcen Abrechnungsinformationen Beschreibung Kategorien Ort Priorität Privat Reisekilometer Vertraulichkeit Zeitspannezeigenals
(primär sind die hervorgehobenen Spalten von Bedeutung)

1. Ich möchte die Termine gern via Makro in einen Unterordner meines Outlookkalenders ("Privat") exportieren. Es finden hierbei jedoch auch mehrere Termine zu gleichen Zeit stattm jedoch an unterschiedlichen Orten. Da meine Fähigkeiten bezüglich Makros leider sehr begrenzt sind, wollte ich fragen, ob mir da jemand weiterhelfen kann?

2. Wenn Änderungen in der Excelliste vorgenommen werden bräuchte ich einen Button mittels dessen nur die Änderungen in Outlook dann durchgeführt werden. Ist das grundsätzlich möglich, dass nur die Änderungen exportiert werden?

Vielen Dank für Eure Hilfe schon im Voraus!!!!

VG
Robin

 

Hallo Robin,

warum Makros? Das müsste mit normalen Bordmitteln von Outlook auch funktionieren.

1a) Du musst in Excel der Termintabelle, die Du in den Unterordner "Privat" des Outlookkalenders importieren willst, einen Namen geben (damit die Tabelle später beim Import über den Namen identifiziert werden kann - siehe Punkt 2e)). Dabei muss sich die Zeile mit den Spaltenbezeichnungen, die Du beschrieben hast ("Betreff", ..., "ZeitspanneZeigenAls"), in der 1. Zeile (Kopfzeile) des benannten Bereiches befinden.
1b) Ganz wichtig ist, dass die Einträge in der Spalte "Betreff" alle eindeutig sind. Über diese Einträge werden in Outlook die verschiedenen Termine identifiziert (und eventuell ersetzt).
1c) Wichtig ist auch, dass Du die Excel-Datei gespeichert hast.

2) In Outlook-Menü rufst Du mit Datei > Importieren/Exportieren... den Import-Assistenten auf:
2a) Du wählst die Option "Importieren aus anderen Programmen oder Dateien", Button "Weiter"
2b) Dann wählst Du die Option "Microsoft Excel", Button "Weiter"
2c) Dann suchst Du nach der zu importierenden Excel-Datei (Button "Durchsuchen...");
und jetzt kommt der entscheidende Punkt: aus den 3 Optionen, die sich unterhalb des Dateifeldes befinden, wählst Du die 1. aus ("Duplikate durch importierte Elemente ersetzen"): Durch diese Option (die etwas verschroben formuliert ist) bist Du in der Lage, bereits im Kalender mit einem bestimmten Betreff vorhandene Einträge durch eventuell geänderte Einträge aus der Excel-Datei zu ersetzen. Das entscheidende Kriterium fürs Identifizieren der Einträge aus der Excel-Tabelle und des Outlookkalenders ist die Spalte "Betreff" (Die Einträge im Betreff müssen eindeutig zuordnenbar sein!!).
Existiert der Betreff-Eintrag aus Excel noch nicht in Outlook, wird dieser Termin neu eingefügt.
Button "Weiter".
2d) Im nächsten Fenster den Zielordner auswählen (Subverzeichnis "Privat" vom Ordner "Kalender").
Button "Weiter"
2e) Jetzt musst Du den Excelbereich mit der Termintabelle auswählen (siehe dazu Punkt 1a)).
Mit dem Button "Felder zuordnen..." kannst Du Deine Kopfzeilenbezeichnungen mit den Outlookfeldbezeichnungen verknüpfen (durch Drag and Drop - sofern sie nicht eh schon von Outlook erkannt worden sind).
Button "Fertig stellen"

Das war's.