Office: (Office 365) Universal-Vorlage für Angebotsschreiben erstellen

Hallo und guten Abend zusammen,

vielleicht könnt Ihr mir helfen.
Ich bin auf der Suche nach einem kleinen "Tool" zur Erstellung von Angebotsschreiben (Brief).
In diesem sollen KEINE Positionspreise stehen, sondern nur allgemein zusammengefasst die Bedingungen für das Zustandekommen bei einer Zusammenkunft (Auftragserteilung).
Dies soll im besten Fall in MS Word passieren.

Es soll am Ende ein versandfertiges Dokument herauskommen, wobei der Inhalt durch zuvor auswählbare Textbausteine generiert werden soll und diese innerhalb mit spezifischen Angaben ergänzt werden müssen.

Zudem benötige ich innerhalb des Dokumentes eine Art Liste (für Leistungsein -und ausschlüsse), wobei vor jedem Aufzählungs- /Leistungspunkt eine Art DropDown stehen soll, um festzulegen wer diese verantwortet. Zudem sollen nicht benötigte Leistungspunkt gelöscht werden und ggf. fehlende ergänzt werden können.

Ich hab mich da schon mal ausprobiert und was im MS Excel erstellt, stoße dabei jedoch an meine bzw. Excels Grenzen.

Habt Ihr da vielleicht eine Idee wie man dies lösen und umsetzen könnte ?

Beste Dank für Deine Antwort im Voraus.
Jens

 

Moin schwaelbchen,

Du beschreibst da ein Projekt, bei dem man leicht von Bremsbacken auf Kuchenbacken kommen kann. Aber dennoch als Ansatz:

Deine Textbausteine schreibst Du tatsächlich nach XL und gibst ihnen dort Kennzeichen mit. Diese Kennzeichen kannst Du dann per Filter dazu nutzen, ob der Text im Word-Dokument erscheinen soll, oder nicht. Je nach Struktur Deiner Texte bieten sich dann so etwas wie Sets an: Alle TBs mit Kennzeichen A gelten für Auslandsgeschäfte, die Kennzeichen I bzw. F bedeuten in/formelle Anrede, usw.

Dazu musst Du aber erst einmal eine entsprechende Struktur entwerfen und füllen. Filtern oder markieren kann man sie dann später noch.

Schöne Grüße

 

Hallo d`r Bastler und danke für Deine Antwort,

ich hab nur grob eine Ahnung was Du meinst bzw. davon wie man das dann umsetzen soll.
Anbei mal meine Excel-Version mit ein wenig VBA-Code, bzgl. dem Aktualisieren des Reiters "Angebot", wenn man im Reiter "Stammdaten" etwas ändert. Die Aktualisierung wird im Übrigen ausgeführt, wenn man die Art des Angebotes ändert. Der Reiter "Data" beinhaltet ein paar Text-Vorlagen für die verwendeten DropDown-Felder und 3 Datenzusammenstellungen für die individuelle Ausgabe im Angebot. Der Reiter "Zeilen" beinhaltet die übergeben Informationen aus "Stammdaten" und ermittelt die individuellen Zeilenhöhen. Zu guter Letzt werden die Daten u.a. vom Reiter "Zeilen" in den Reiter "Angebot" übergeben.

Meine "technischen" Probleme bestehen darin das je nach Textlängen eine ordentliche/flüssige Formatierung und Zeilenumbrüche der Texte nicht gewährleistet ist. Auch Stichpunkte, die über eine Zeile hinausgehen bereiten Probleme, wenn man zudem einen Aufzählungspunkt davor verwendet, um etwas Übersichtlichkeit dazustellen. Zudem kann man (wegen der maximalen Zeilenhöhe von 409) nur eine bestimmte Anzahl von Textzeilen im Excel innerhalb 1 Zelle scheiben, brauche aber durchaus mehr Zeilen. Obendrein ist kein Zeilenumbruch 1 Zelle bei der Druck-Ausgabe möglich.

Hier kommt natürlich nun wieder WORD ins Spiel, weiß aber nicht wirklich wie ich es anders gestalten könnte und wie man das dann nach Word "übergeben" soll.

 

Moin s~chen,
Wenn ich mir Dein Beispiel (mal noch völlig ohne Code) so anschaue, drängt sich mir ein Stichwort auf, das natürliche viele Formatierungszwänge deutlich relativiert: Es lautet Das Kleingedruckte.

Denn eigentlich besteht Dein Schreiben neben den üblichen Anreden, generellen Formulierungen aus nichts anderem. Und das vereinfacht Deine Sache erheblich.

Wir sind also in der Baubranche. Ich denke, das Ganze lässt sich bequem in WD lösen, es sei denn Du möchtest Deine Kundendaten/details aus XL ziehen. Dazu können neben Namen, Adresse auch Beträge, Fristen, etc. gehören

Dazu bräuchtest Du erst einmal ein Basisdokument, in dem fixiert ist, was jeder Empfänger immer erhalten muss. In das werden ggf. die XL-Variablen übernommen.

Dann brauchst Du einen Katalog an Textbausteinen (TBS), beliebig mit allen Formatierungsmöglichkeiten von WD gestaltet, aus dem Du Dein Schreiben individuell zusammen klickst. Ich würde das über eine Userform realisieren, die dann die erwähnten Sets ermöglicht. Auch dieser kann wieder auf XL-Variablen zurückgreifen. und fertig ist die Laube. Eventuelle Prüfroutinen, die dann Formatierungssünden wie Schusterjungen und Hurenkinder vermeiden, wären dann das Sahnehäubchen.

Ich habe so etwas ähnliches mal für einen Leiharbeitskonzern (schäm!!) realisiert und da hat es gut funktioniert.

Vielleicht nicht gleich heute Nachmittag, VBAstle ich mal ein Beispielkonstrukt, auf dem Du und ähnliche Kontra(kt)henden dann aufbauen können.

Schöne Grüße

 

DANKE schon mal für Deine Mühen im Voraus.

Kannst Du mir bitte mal noch verraten was Du mit "WD" meinst ?
Ach und mit "XL" meinst Du ja sicherlich Excel, richtig ?

Zudem muss ich wohl zu meiner "Schande" gestehen, noch nie etwas mit einem Userform umgesetzt zu haben.

 

Hallo Schwälbchen,

ich stimme meinem Vorredner zu, dass es möglich sein sollte, das Ganze in "WD", also Word zu lösen.
Den Vorteile sehe ich darin, dass die fälligen Textbausteine in der Dokumentvorlage gespeichert werden können (und zwar bereits so formatiert, wie sie sein sollen), womit die Notwendigkeit entfällt, immer eine Verbindung zu Excel zu garantieren. Ein persönlicher Vorteil für mich wäre, dass ich in Word mehr zuhause bin als in Excel.

Ich würde wo immer es geht, mit Inhaltssteuerelementen arbeiten, und zwar mit
dem Bausteinkatalog-Inhaltssteuerelement, welches dir erlaubt, Textbausteine in Form von Dropdowns zur Auswahl anzubieten
dem Inhaltssteuer-Kombinationsfeld, welches dir erlaubt, einfache Texte zur Auwahl anzubieten, wie z.B. Mitarbeiternamen etc.
dem Inhaltssteuer-Rich-Text-Feld, welches normale oder auch formatierte Texteingaben ermöglicht.

Eventuelle Verknüpfungen zwischen den einzelnen Elementen könnten per Makro hergestellt werden (z.B. wenn im Dropdown für die Angebotsart dieses steht, dann muss im Textfeld für das Regelwerk jenes stehen). Eine Userform wäre für diesen Zweck meiner Meinung nach zwar elegant, aber nicht unbedingt erforderlich (so weit ich das bisher absehen kann).

Aber da steckt sicher noch viel Teufel im Detail, besonders bei Sachen wie " Zudem sollen nicht benötigte Leistungspunkt gelöscht werden und ggf. fehlende ergänzt werden können". Nicht, dass ich der Meinung wäre, dass das unlösbar sei, aber es sind wohl ein paar mehr Detail-Informationen nötig.

Wünschenswert wäre aus meiner Sicht ein Musterdokument als Beispiel, wie eines der Endprodukte aussehen könnte, und dem man entnehmen könnte, was variabel sein soll und was fix. Wenn du sowas zur Verfügung stellen kannst, eventeuell schon mit einigen Inhaltssteuerelementen an den passenden Stellen, würde vielleicht klarer, wo man weiterhelfen kann und wo nicht. Die Hauptarbeit wird bei einem Projekt dieser Größenordnung wohl so oder so an dir hängenbleiben.

Da meiner Erfahrung nach der Bausteinkatalog relativ unbekannt ist, häng ich eine kleine Anleitung an, damit du siehst, ob du das brauchen kannst.

 

Erst mal danke für Deine Antwort.
Auch wenn ich mit den von Dir genannten Feldern noch nicht wirklich gearbeitet habe, kann ich mir die Umsetzung vorstellen.
Ein Muster-Dokument habe ich leider nicht, sondern nur meinen "Versuch" das in Excel zu gestalten. In diesem kann man ja schon gut abschätzen, welche Felder variabel gehalten werden müssen. Hauptaugenmerk liegt auch auf den verschiedenen Leistungspunkten, die ja in meinem Excel-Dokument durch die DropDown-Auswahl einem Träger (AG=Auftraggeber / AN=Auftragnehmer) zugeordnet werden und auch im Brief selbst dann unter dessen Überschrifft angezeigt werden.


Wie soll das dann mit den verschiedenen Textbausteinen eigentlich laufen ?
MUSS sich dann jeder Nutzer JEDES Kürzel kennen um es aufzurufen und anzeigen zu lassen und wie kann man garantieren das auch JEDER wichtiger Textbaustein verwendet wird ?

 

Hallo nochmal,

zu deinen Fragen:
"MUSS sich dann jeder Nutzer JEDES Kürzel kennen um es aufzurufen und anzeigen zu lassen?"
Du kannst den Textbausteinen sprechende Namen geben. Auswendig muss sie trotzdem keiner kennen, denn sie sind entweder im Menüband über Einfügen > Schnellbausteine auswählbar oder, soweit du sie in Bausteinkatalogen verwendest, eben dort. Einfach mal ein bisschen ausprobieren.

"Wie kann man garantieren das auch JEDER wichtiger Textbaustein verwendet wird?"
Das kann ich von hier aus nicht beurteilen, dazu fehlen mir die Kenntnisse, unter welchen Bedingungen welcher Textbaustein wichtig ist. Womöglich ginge das per Makro.

"...kann man ja schon gut abschätzen, welche Felder variabel gehalten werden müssen". Das kannst du vielleicht, denn du kennst dein Projekt. Ich kanns nicht, bzw. es ist mir zu mühsam, anhand deiner Excel-Tabelle zu vermuten, was wo und wie in ein Word-Dokument übernommen werden müsste. Wenn du das in Word haben willst, musst du ohnehin mal einen Entwurf machen, den du dann auch hier vorstellen könntest.
Wenn du lieber die Excelschiene verfolgen willst, ist das schon ok, aber ich bin dann raus.

 

Moin s~chen,
ohne meinem Vorschreiber (denn ich weiß, dass es da gute Ideen hat) widersprechen zu wollen: Genau, dass Deine Kollegen sich nichts merken müssen, ist ein Vorteil von UserForms. Dort sind Kombinationen aus DropDowns und Checkboxen möglich, alle mit sinnvollen Beschreibungen, was hinter einer Auswahl steckt.

Plausibilitätsprüfungen (alles da? alles an die richtige Adresse?) können anhand Deiner Regeln erstellt werden. Das ist eigentlich ein Teil, den man mit klassischer Mengenlehre gestalten kann. Entsprechende Sets vermeiden dann sehr einfach Flüchtigkeitsfehler.

Schöne Grüße

 

Moin Gerhard,
1.) meine Bitte um Entschuldigung für das es statt er gute Ideen oben, sorry.
Und 2.)

Das fände ich schade! Schon Deine ersten paar Posts waren sehr lehrreich!
Schöne Grüße