Office: Verwenden der Access-Datenbankvorlage "Kontakte"

Verwenden der Access-Datenbankvorlage "Kontakte"
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Verwenden Sie die Access-Datenbankvorlage , um Namen, Adressen, Telefonnummern und andere Informationen nachzuverfolgen. Mit dieser neuen Version einer beliebten Access-Vorlage können Sie auch jeden Kontakt kategorisieren, e-Mail-Nachrichten senden und Karten mit Adressen erstellen.

Möchten Sie sich ein Video zur Verwendung dieser Vorlage ansehen? Lesen Sie diesen Artikel, verwenden Sie die Vorlage "Kontakte-Datenbank".

Hinweis: Die Datenbankvorlage "Kontakte" wurde in den letzten Jahren aktualisiert. Diese Anweisungen beziehen sich auf die neueste Version der Vorlage, die Sie herunterladen können. Wenn die unten aufgeführten Schritte nicht mit dem übereinstimmen, was Sie sehen, verwenden Sie wahrscheinlich eine ältere Version der Vorlage.

Erste Schritte
In diesem Artikel werden die grundlegenden Schritte zur Verwendung der Datenbank-Vorlage "Kontakte" behandelt.

Vorbereiten der Datenbank für die Verwendung

• Wenn Sie die Datenbank zum ersten Mal öffnen, zeigt Access das Begrüßungsformular an. Wenn Sie verhindern möchten, dass dieses Formular beim nächsten Öffnen der Datenbank angezeigt wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Willkommen, wenn diese Datenbank geöffnet wird .
  
  Schließen Sie das Begrüßungsformular, um mit der Verwendung der Datenbank zu beginnen.
  
• Um sicherzustellen, dass alle Datenbankinhalte aktiviert sind, klicken Sie auf der Statusleiste auf diesen Inhalt aktivieren.
  
  Weitere Informationen zum Aktivieren von Datenbankinhalten finden Sie im Artikel entscheiden, ob einer Datenbank vertraut werden soll.
  

Hinzufügen von Kontakten aus Microsoft Outlook
Wenn Sie Microsoft Outlook verwenden, können Sie Kontakte aus diesem Programm hinzufügen, ohne die Informationen erneut eingeben zu müssen.

1. Klicken Sie im Formular Kontaktliste auf aus Outlook hinzufügen.
   
2. Wählen Sie im Dialogfeld hinzuZufügenDe Namen auswählen die Namen aus, die der Datenbank hinzugefügt werden sollen.
   
3. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.
   

Suchen nach einem Kontakt
Das Feld " Schnellsuche " ermöglicht es Ihnen, einen Kontakt schnell im Formular " Kontaktliste " zu finden.

• Geben Sie im Formular Kontaktliste im Feld Schnellsuche den Text ein, nach dem Sie suchen möchten, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
  
  Access filtert die Liste so, dass nur die Datensätze angezeigt werden, die den gesuchten Text enthalten. Um zur vollständigen Liste zurückzukehren, klicken Sie auf aktuelle Suche löschen. (Das X im Suchfeld.)
  

Ein- oder Ausblenden von Spalten
Im Formular " Kontaktliste " sind einige Felder (Spalten) standardmäßig ausgeblendet. So ändern Sie, welche Felder angezeigt werden:

1. Klicken Sie auf Felder einblenden/ausblenden.
   
2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Spalten einblenden das Kontrollkästchen neben jeder Spalte, die Sie anzeigen möchten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Spalte auszublenden.
   

Anzeigen von Kontaktdetails
Im Formular " Kontakt Details " können Sie weitere Informationen zu den einzelnen Kontakten anzeigen und eingeben. So zeigen Sie das Kontaktformular an:

• Klicken Sie im Formular Kontaktliste neben dem Kontakt, den Sie anzeigen möchten, auf Öffnen .
  

Hinzufügen einer Grafik
Im Formular " Kontakt Details " können Sie ein Bild für den Kontakt hinzufügen.

1. Klicken Sie unter dem Bildrahmen auf Bild bearbeiten.
   
2. Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Hinzufügen.
   
3. Navigieren Sie im Dialogfeld Datei auswählen zu dem Ordner, in dem sich die Datei befindet.
   
4. Wählen Sie die Datei aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Öffnen.
   
5. Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK.
   

Hinweis: Sie können jedem Kontakt mehrere Dateien anfügen, einschließlich verschiedener Dateitypen, z. b. von Dokumenten oder Kalkulationstabellen.

Anzeigen einer Karte der Adresse eines Kontakts
Wenn Sie im Formular " Kontakt Details " eine Straßenadresse für den Kontakt eingegeben haben, können Sie eine Karte dieses Orts anzeigen:

• Klicken Sie auf zum Zuordnen.
  

Anzeigen von Berichten
Die Datenbank "Kontakte" enthält zwei Berichte: Verzeichnis und Telefonbuch. So zeigen Sie einen Bericht an:

• Doppelklicken Sie im Navigationsbereich unter Berichteauf den Bericht, den Sie anzeigen möchten.
  

Sie können eigene benutzerdefinierte Berichte erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Erstellen eines einfachen Berichts.

Ändern der Datenbank "Kontakte"
Sie können die Kontaktdatenbank anpassen, indem Sie der Tabelle "Kontakte" ein neues Feld hinzufügen und dann das Feld zum Formular " Kontaktliste " und zum Formular " Kontakt Details " hinzufügen.

Hinzufügen eines Felds zur Tabelle "Kontakte"

1. Alle geöffneten Registerkarten schließen.
   
2. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle Kontakte .
   
3. Scrollen Sie nach rechts, bis die Spalte mit dem Namen " Neues Feld hinzufügen" angezeigt wird. Doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, und geben Sie den Namen des Felds ein.
   

Wenn Sie die Daten zum ersten Mal in die Spalte eingeben, legt Access den Datentyp für Sie fest.

Hinzufügen eines Felds zu einem Formular
Nachdem ein Feld zu einer Tabelle hinzugefügt wurde, können Sie es einem Formular hinzufügen.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular , und klicken Sie dann auf Layoutansicht.
   
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Extras auf Vorhandene Felder hinzufügen.
   
3. Ziehen Sie das gewünschte Feld aus der feldListe in das Formular.
   

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