Office: (Office 2013) Wiederkehrende Aufgaben erstellen

Guten Morgen zusammen,
ich möchte in Access wiederkehrende Aufgaben haben die dann die Kollegen als Erledigt habhacken müssen.

Als Beispiel: der Kollege muss jede woche eine bestimmte Aufgabe erledigen. Hier möchte ich jetzt folgende Felder haben: Wochentag , Aufgabe, wer, Erledigt (ja/nein).

Das ist ja soweit kein Problem aber muss ich für jede Aufgabe (Wochentag = 52x ) einen einzelnen Datensatz anlegen oder geht das einfacher?

Danke Olli

:)

 

Hallo,
für jede Woche (am besten den Mittwoch einer Woche) einen Datensatz anzulegen ist die einfachste Lösung und für eine Datenbank auch die richtige Lösung. Das kannst Du auf einen Schlag für ein ganzes Jahr (oder mehr) machen.

 

Auf einen schlag hört sich gut an :-) wie denn? Jeden einzeln eingeben?

 

Hallo,
mit einer Anfügeabfrage.

Was soll denn alles in die automatisch erzeugten Datensätze, nur das Datum ?
Oder auch der Mitarbeiter ?
Wenn ja, wie ist festgelegt, wer was macht?

 

Es soll der Mitarbeiter angezeigt werden und das Datum bzw. die Wochennummer oder der Monat ferner das Feld welche Aufgabe es ist und ein Feld wo der Mitarbeiter dieses als Erledigt abhakt.

Wer was macht wissen die Mitarbeiter.

Wie geht das denn mit den automatisierten Datensätzen?

Danke

 

Hallo,
keine erschöpfende Auskunft.
Willst Du alle Aufgaben immer für alle Mitarbeiter anlegen ?

 

Hallo,

ich versuche es noch ein mal. Schau mal bitte in den Anhang.

Danke

Kalender.xlsx

 

Hallo,
so einfach wie Du Dir das gerade vorstellst wird das nicht.

Du brauchst zunächst mal eine Tabelle für die Aufgaben. In dieser Tabelle muss ein Feld sein für das Intervall dieser Aufgabe (wöchentlich/monatlich).

Weiterhin muss ja für eine automatische Erstellung Access wissen wer welche Aufgabe zu erledigen hat. Wie sonst soll Access wissen dass der Mahnlauf von Pfeifer und der Bankeinzug von Steffen zu erledigen ist ?
Es wird also eine Zuordnungstabelle benötigt in der festgelegt wird wer welche Aufgaben zu erledigen hat.
Und aus dieser Zuordnungstabelle werden dann die automatischen Einträge erzeugt. Ich bin also schon mal bei mindestens 4 Tabellen:

- Mitarbeiter
- Aufgaben
- AufgabenZuMitarbeiter
- Aufgabenliste

Was machst Du eigentlich wenn Steffen wegen Krankheit 2 Monate ausfällt ?
Dann wären ja 8 Datensätze für die Erledigung falsch, es muss ja dann jemand anders machen ?

 

Hallo und danke für die Info,

wenn jetzt ein Mitarbeiter krank ist dann ist das halt so. Sehe ich ja daran das die Aufgaben nicht erledigt worden sind.

Es wird also eine Zuordnungstabelle benötigt in der festgelegt wird wer welche Aufgaben zu erledigen hat.
Und aus dieser Zuordnungstabelle werden dann die automatischen Einträge erzeugt. Ich bin also schon mal bei mindestens 4 Tabellen:

Die 4 Tabellen sind ja nicht das Problem. Solch eine Zuordnungstabelle ist das was besonderes? Kann ich das irgendwo nachlesen? Auch würde mich interessieren wie das denn mit den automatischen Einträgen funktioniert.

Danke Olli

 

Hallo,
eine solche Zuordnungstabelle ist eine n:m Beziehung.
In dieser Tabelle wird der Mitarbeiter und die für Ihn zutreffende(n) Aufgabe(n) jeweils als Fremdschlüssel in je einem Datensatz gespeichert.

Eins nach dem anderen. Erstelle mal die 4 Tabellen, lege die Beziehungen an und poste dann mal das Beziehungsbild. Und denke daran. dass die Aufgabentabelle ein Feld braucht für das Intervall.

 

Hallo,

ich habe da noch mal eine Fragen zu den Tabellen:

- Mitarbeiter
- Aufgaben
- AufgabenZuMitarbeiter
- Aufgabenliste

ist die Aufgabenliste nicht doppelt oder sogar dreifach?
Reicht nicht eine Tabelle wo ich die Aufgaben den Mitarbeitern zuordne und ein Intervall eingebe.

Olli

 

Hallo,
da ist nichts doppelt oder gar dreifach.
Jede Tabelle hat ihren Sinn.

- Mitarbeiter
- Aufgaben (alle Aufgaben mit einem Feld für das Intervall)
- AufgabenZuMitarbeiter (hier wird festgehalten wer für was zuständig ist, über Schlüsselfelder)
- Aufgabenliste (das ist die Liste/Tabelle die die durchzuführenden Arbeiten aufnimmt). Mit Feld für den Mitarbeiter, die Aufgabe (beide über Schlüsselfelder) und dem Hakenfeld für erledigt.

 

Hallo,

danke für deine Geduld, habe zwar schon einige Datenbanken angelegt aber ds ist neu für mich.

Wenn ich das jetzt richtig sehe wird die Aufgabenliste aus den anderen 3 Tabellen erzeugt oder?

Bisher habe ich es so angelegt:

Beziehungen.JPG

Danke

 

Hallo,
die Beziehungen solltest Du anpassen, siehe Bild.
Bei den Beziehungen ist grundsätzlich referentielle Integrität einzustellen.

Nein, die musst Du anlegen, die wird nur über die Tabelle "MitarbeiterAufgaben" gefüllt.
Die fehlende Tabelle sieht genau so aus wie die Tabelle "MitarbeiterAufgaben" erhält aber zusätzlich eine Datumsfeld für den 1.Tag der Woche bzw. den 1.Tag des Monats je nach Intervall. Und ein Feld für den Haken erledigt. Der haken wird aber nur verwendet, wenn kein Erledigungsdatum notwendig ist. Wenn doch, entfällt der Haken. Das Datum zeigt ja dass erledigt.

 

Moin,

so ganz verstehe ich das nicht aber ich stecke auch nicht wirklich so tief in der Materie.

So Tabellen sind angelegt und wie geht es jetzt weiter?

Danke Olli

Aufgaben.JPG