Office: Word Steuerelemente/Formular erstellen

Hallo, ich möchte ein Formular mit 20 kleinen Textfeldern erstellen, die auf einer Seite an vordefinierten Stellen sind. Das fertige Formular soll so angewendet werden, dass ich in die 20 Textfelder eine 4stellige Zahl eingeben kann.
Frage wäre, geht es irgendwie, dass ich nur einmal in ein Feld diese Zahl eingebe und diese Zahl auf einen Knopfdruck in allen Feldern erscheint oder geht es nur so, dass ich über kopieren und einfügen 20x diese Zahl in die 20 Felder eingebe?
Da ich das sehr oft, also auf ca. 800 Formularseiten mit verschiedenen Zahlen machen und dann ausdrucken muss, wäre ein einfacherer Weg gut!
Also, wo sind die Spezialisten?

 

Markiere das Steuerelement, in das die Zahl eingegeben werden soll, und weise ihm eine Textmarke zu. Auf diese Textmarke kannst Du an beliebigen Stellen einen Querverweis referenzieren. Allerdings bedarf es einer Totalaktualisierung mit Strg+A, F9, damit der Inhalt in den Querverweisen angezeigt wird.
Gruß
Burkhard

 

Hallo Binicantini,

ich war grad dabei, eine alte Anleitung zu renovieren, also kriegst du sie als Erste. Es ist die Langfassung des Tipps von Burkhard. Es gibt sicher auch andere Möglichkeiten; diese hier funktioniert nur mit Dokumentschutz. Alles weitere im angehängten Dokument.

 

Hallo Gerhard, das ist klasse! Zusammen mit dem Tipp von Burkhard und deinem Worddok, hoffe ich, dass ich das am Montag im Büro ausprobieren kann! Und es hoffentlich klappt.
Das würde heißen, ich gebe dann in meinem Formular, wenn es fertig ist und ich es benutzen, also ausfüllen möchte, in ein Feld meine Zahl ein und durch die Querverweise, flutscht dieselbe Zahl in meine 19 andere Kästchen? Aber wieso geht das nur, wenn ich das mit dem Dokumentenschutz mache?

 

Hallo nochmal,

"ich gebe ... in ein Feld meine Zahl ein und durch die Querverweise, flutscht dieselbe Zahl in meine 19 andere Kästchen?"

Ja, genau so. Warum das nur mit Dokumentschutz geht? Weil diese Sorte Eingabefelder halt so gestrickt sind. Allerdings gibt es auch noch einige Alternativen, aber die funktionieren nach dem Motto: Man kann nicht alles haben. Die für dein Vorhaben wichtigsten skizziere ich hier mal, damit du Prioritäten setzen kannst:

Vorteil der (im Beispiel verwendeten) Formularfelder aus Vorversionen ist, dass du sicherstellen kannst, dass nur Zahlen mit einer bestimmten Höchst-Stellenzahl eingegeben werden dürfen. Nachteil ist der Dokumentschutz

Du kannst aber auch mit Inhaltssteuerelementen arbeiten (das sind die, die im Menüband bei Steuerelemente direkt als Symbole vorliegen). Deren Vorteil ist, dass sie keinen Dokumentschutz benötigen.
Du kannst sie entweder per Querverweis vervielfachen wie die Formularfelder aus Vorversionen; dann sind die Nachteile, dass du - wie im Beitrag von Burghard bereits erwähnt - die Textmarken selber erstellen musst, und dass sich die REF-Felder nicht automatisch aktualisieren lassen, sondern nur händisch. Inhaltssteuerelemente haben darüber hinaus den Nachteil, dass du sie nicht auf numerische Eingaben kontrollieren kannst.

Du kannst auch Inhaltssteuerelemente aus Einfügen > Schnellbausteine > Dokumenteigenschaft nehmen. Deren Vorteil ist, dass sie sich (auch ohne Textmarken und REF-Felder automatisch duplizieren lassen. Der Hauptnachteil: Ihre Anzahl ist begrenzt (14 Textfelder und 1 Datumsfeld; d.h. du hast max. 14 Quellfelder, von denen du jeweils beliebig viele Kopien anfertigen kannst). Auch die benötigen keinen Dokumentschutz. Kontrolle auf numerische Eingaben ist aber ebenfalls nicht möglich

Mit VBA (Makros) und Inhaltssteuerlelementen kannst einerseits beides haben: Dokumentschutzfreiheit und Kontrolle der Eingaben. Allerdings wird VBA in vielen Firmen aus Sicherheitsbedenken abgelehnt. Und, man muss natürlich ein bisschen was davon verstehen bzw. sich einarbeiten.

Wenn du deine Prioritäten mitteilst, gibts gibts wieder eine Anleitung.

 

Hallo Gerhard, super, da hast du ja echt voll den Durchblick und den Plan! Klasse, das freut mich sehr. Also ich würde deinen ersten oder zweiten Punkt wählen.
Da ich daheim kein Word habe, brenne ich darauf, das am Montag im Büro auszuprobieren.
Ich habe ein Bild eingescannt, welches ich im Word DINA4 groß reinlade. Dann müssen 21 Textfelder an vordefinierten Stellen rein (da probiere ich dann die 2 Arten deiner Vorschläge aus). Das Bild muss dann, vor dem Drucken, wieder gelöscht werden, dient mir nur als Dummy, damit ich die Textfelder an die richtigen Stellen setze. D.h. dann möchte ich eine 4 stellige Zahl in eins der Felder eingeben. Auf der ganzen Seite, also in all meinen 21 Textfeldern, soll diese Zahl dann stehen. Dann möchte ich auf vorgedrucktem Papier (das Dummybild ist auf dem Papier vorgedruckt) ausdrucken. Also ich drucke dann nur die 21 Felder mit dieser einen Zahl drin aus und als Hintergrund ist dann das Bild auf dem Papier schon vorgedruckt. Und so muss ich das dann immer wieder machen, mit anderen Zahlen. Die Eingabe mache nur ich, müsste also nicht geschützt sein. Das ganze werde ich über mehrere Wochen machen, es könnten zwischen 3000-5000 Seiten sein. In jeder Seite steht dann eine andere Zahl. Aber in einer Seite steht immer dieselbe Zahl 21x. Wahrscheinlich gäbe es da noch einfachere Möglichkeiten.

 

Hallo Binicantini,

" ... und so muss ich das dann immer wieder machen, mit anderen Zahlen ... es könnten zwischen 3000-5000 Seiten sein"

Du hast also vor, nach Fertigstellung einer Seite, diese zu kopieren und an die Folgeseite anzuhängen, so dass du also am Ende 3000-5000 Eingabefelder hast, und auf jedes dieser Eingabefelder 21 Querverweise? Damit scheidet die Lösung mit Schnellbausteinen aus den Dokumenteigenschaften schon mal aus, denn da hast du nur 14 Möglichkeiten für die Eingabefelder.

Bei den beiden erstgenannten Lösungen ergibt sich das Problem ist, dass du dem Eingabefeld auf jeder Seite einen anderen Namen geben musst, damit die REF-Felder wissen, auf welches Quell-Feld sie sich beziehen sollen. D.h. du musst auf jeder Seite die Quellfelder und REF-Felder manuell nachbearbeiten:

• Dokumentschutz aufheben
• Seite kopieren
• QuellFeld-Name ändern
• Querverweise anpassen
• Dokument wieder schützen
• Eingaben vornehmen

Das ist relativ umständlich und auch fehleranfällig, es sei denn, man lässt diese Schritte alle von Makros erledigen. Das wirft natürlich wieder Fragen auf:

• Welches Betriebssystem und welche Office-Version habt ihr im Büro?
• Wären Makros eine Option?
• Musst du in diesem Dokument noch anderen Text eingeben, außer den Zahlen?
• Gibt es im Dokument außer Textfeldern noch andere Steuerelemente (Kontrollkästchen, Dropdowns usw.)

Ich würde mich leichter tun mit weiteren Vorschlägen, wenn ich eine Vorstellung hätte, wie so eine Seite aussieht. Hilfreich wäre es, wenn du am Montag ein anonymiertes Musterdokument anfertigeen und hochladen könntest (eine Seite würde vorerst genügen, und die genaue Position der Querverweise spielt aktuell keine entscheidende Rolle.

Was dein Word-Dokument zu letztlich 5000 Seiten sagt, kann ich nicht beurteilen.

 

Nein, ganz so kompliziert ist/wird es nicht.
Wenn ich einmal eine Seite mit z.b. der Nummer 1235 (und diese Nummer ist in allen 21 Feldern der Seite, ausgedruckt habe, ist die Seite quasi erledigt. Ich muss sie nicht speichern oder behalten, sondern mache dann weiter und gebe die nächste Nummer, also 1236 ein in allen 21 Feldern u drucke wieder aus. Fertig. Dann die nächste Nummer 1237 einsetzen, ausdrucken fertig. Usw

 

Na, dann würde ich die Felder aus Vorversionen nehmen, wegen ihrer Fähigkeit, sich makrofrei automatisch zu aktualisieren. Dass dazu das Dokument geschützt werden muss, ist ja kein so arges Problem. Du musst den Schutz ja zwischendrin gar nicht aufheben.

 

Ok, ich werde berichten, wenn ichs ausprobiert habe. Hoffe, dass man dem Feld irgendwo Eigenschaften wie eine bestimmte Schriftart u zentriert zuweisen kann...

 

Du kannst einem REF-Feld alle Schriftformatierungen zuweisen, allerdings musst du die Formatierung auf den oder die ersten Buchstaben im Code anwenden und das Feld mit dem Schalter \*Charformat versehen, also z.B {Ref zahlA \* charformat}

 

Hi Gerhard, hat leider nicht geklappt heute. Muss es morgen im Büro nochmal anders versuchen. Habe im Word ein Bild eingefügt DINA4 groß, und wollte darauf die Felder platzieren (Bild quasi als Dummy, damit ich weiß, an welche Stelle die Felder hinmüssen), und da konnte ich dann die Felder aus Vorversionen gar nicht anwählen weil das wohl nur IM Textdokment geht u nicht auf einem Bild. Werde morgen noch was probieren.

 

Hallo Binicanntini,

"auf" einem Bild kannst du keine Felder platzieren, aber "über" schon:

• Füge das Bild in die Kopfzeile ein und positioniere es von dort, wie du es brauchst
• Versehe es mit einem Textumbruch "Hinter den Text"
• Jetzt kannst du die Kopfzeile verlassen und Felder und Text positionieren.

 

Hi Gerhard,
Können wir auch woanders schreiben als in dieser Plattform?
Bild in Kopfzeile hat geklappt. Nicht klar ist mir, wie ich das Formular mit den dann eingefügten ref Feldern nutzen kann. Also wie kann ich es dann ausfüllen(also anwenden) mit meinen Zahlen, die ich in nur ein feld eingeben möchte, so dass dieelbe Zahl dann in allen meinen 21 Feldern erscheint?

 

Hallo Binicantini,

warum sollen wir woanders weiterschreiben? Dagegen spricht: dies ist ein öffentliches Forum, von dessen Beiträgen auch stille Mitleser mit ähnlichen Problemen profitieren können. Was spricht dafür?

Deine weitere Frage versteh ich nicht. Wie du die Felder mittels Querverweisen duplizieren kannst int doch im angehängten Dokument aus Beitrag 3 genau beschrieben? Wenn dir das nicht hilft, brauch ich ein Musterdokument, aus dem hervorgeht, wie weit du aktuell bist und anhand von dem du bitte erklärst, wo es hängt bzw. an welcher Stelle in der Anleitung du nicht weiterkommst. Du kannst es gern anonymisieren und irgendein harmloses Bild einfügen. Bitte kein Bild, kein PDF, sondern ein Word-Dokument. Dann wirds schon werden.